Para las empresas pequeñas y medianas, todavía hay mucha confusión sobre cuándo deben considerar cambiarse a la funcionalidad de back office basada en la nube..

¿Por qué? En parte está impulsado por la renuencia de algunos proveedores de TI a perder la oportunidad de vender y mantener hardware. Pero las preocupaciones legítimas sobre temas como la seguridad y la disponibilidad también enturbian las aguas.

La adopción de la nube está siendo impulsada por la mayor variedad de servicios disponibles, las reducciones en el costo de la inversión de capital inicial y las mejoras en la seguridad de Internet.

La nube ya no se ve solo como una opción de almacenamiento de datos con muchas aplicaciones de software como servicio. Estos solían estar limitados al correo electrónico y a los procesos generales de oficina, pero a medida que la plataforma madura, abarcan todos los procesos de oficina, desde recursos humanos hasta finanzas..

Función de nube y cuentas por pagar

Un ejemplo típico sería el de la función de cuentas por pagar. Históricamente, se trataba de un proceso que requería mucha mano de obra y en gran parte un proceso manual que dependía de las facturas que se recibían por correo, que se comparaban con las órdenes de compra, que se procesaban para su aprobación y, en última instancia, se pagaban.

Las oportunidades de pérdida de facturas entre enormes montones de papeles fueron importantes, lo que llevó a que los proveedores persiguieran sus facturas. En todo caso, las cosas empeoraron en los albores de la era digital. Ahora las facturas llegaban por fax, correo electrónico y papel..

Las facturas de los correos electrónicos pueden tener el formato de PDF, documentos de Word, hojas de cálculo de Excel o dentro del cuerpo del correo electrónico, sin coherencia de formato o enfoque. La gestión de esta experiencia para la satisfacción de todas las partes requirió mucho trabajo manual.

Las organizaciones más grandes podrían invertir en administración de documentos y sistemas de automatización para automatizar gran parte de este proceso, pero las empresas más pequeñas no tenían esta opción.

Organizaciones de todos los tamaños listas para beneficiarse.

Este problema fue particularmente intenso para las empresas que reciben grandes cantidades de pequeñas facturas. El costo de procesamiento por factura puede ser de 2 a 20 libras..

La evolución de la nube ha transformado este tipo de proceso y ha democratizado el acceso a las herramientas a las que tradicionalmente solo acceden empresas grandes..

Las facturas se pueden escanear y cargar en un servidor remoto para su almacenamiento, lo que constituye una ventaja significativa sobre el almacenamiento de papel tradicional..

Sin embargo, la verdadera magia tiene lugar cuando las facturas se combinan automáticamente con las órdenes de compra, eliminando la necesidad de una intervención manual significativa y erradicando la intervención manual. Por lo general, más del 90% de todas las facturas se pueden combinar de esta manera, lo que permite que el personal de cuentas se ocupe de lo excepcional.

Entonces, ¿en qué momento resulta viable que una empresa pase a un servicio basado en la nube? En Readsoft solemos encontrar que se trata menos del tamaño de la empresa y más del volumen de facturas.

Nube y facturación

Cualquier empresa que reciba más de 1000 facturas por año puede beneficiarse de esta automatización de back office. Las empresas que reciben 5000 o más facturas pueden ver mejoras significativas en la visibilidad del flujo de efectivo, beneficiarse de los descuentos por pago anticipado y ver un importante retorno de la inversión.

Además, una vez que una empresa está registrada, todo lo que necesita es un escáner en red para poder comenzar a utilizarlo. La usabilidad es una consideración clave, ya que los mejores sistemas basados ​​en la nube son fáciles de usar y requieren poca capacitación.

La nube no es solo de correo electrónico y almacenamiento. Para las empresas que desean reducir los costos de capital y funcionar de manera más eficiente, se pueden llevar a la nube numerosas funciones de back office para impulsar la eficiencia del negocio y reducir los costos.

  • Simon Shorthose se unió a ReadSoft UK como Director General en 2009. En una carrera que abarca 20 años, Shorthose ha ocupado cargos directivos en IBS, Catalyst International, Isotrak y en Hays PLC..