"Incluso si la historia sostiene que la hoja de cálculo es totalmente irreprochable para el caos actual, el hecho de que la hoja de cálculo sea tan ampliamente utilizada al mismo tiempo es propenso a los errores es una indicación fuerte de que si se pudiera encontrar una manera de mejorar la confiabilidad, el PNB global aumentaría notablemente. . '"

Angus Dunn, grupo de interés de hoja de cálculo europea de interés.

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Las empresas como las hojas de cálculo. Con más de 750 millones de usuarios en todo el mundo, Microsoft Excel es la herramienta tradicional elegida para presentar y analizar datos y cálculos realizados con la solución, cuenta con 38,000 millones de libras de decisiones de inversión del sector privado por año..

Las hojas de cálculo siguen siendo la única herramienta real y flexible que puede brindar respuestas rápidamente y esa es una de las razones por las que siguen siendo tan populares. No importa cuántos sistemas tenga una empresa, qué tan grandes sean o cuántos millones de libras se hayan gastado en ellos, la realidad es que la mayoría de los datos se exporta a Excel antes de tomar decisiones de consecuencias graves. Solo hay unos pocos departamentos de finanzas en el mundo que no ejecutan su análisis crítico de toma de decisiones a través de Excel. Y la razón es simple: aquellos que esperan una respuesta, no tienen que involucrar al equipo de TI y esperar semanas para obtener una respuesta que Excel pueda entregar en minutos..

Entonces, si bien Excel sigue siendo la plataforma número uno a la hora de analizar datos, buscar información, preparar gráficos y presentarlos a los responsables de la toma de decisiones, hay algunos problemas que son frustrantes para los usuarios..

Un desafío muy común afecta a aquellos que usan hojas de cálculo en una pequeña (puede que solo sean aproximadamente 5) equipo colaborativo donde todos necesitan acceder y compartir los mismos datos mientras trabajan para un conjunto complejo de informes comerciales. Esto puede ser realmente difícil y cargado de ineficiencia masiva, ya que los demás miembros del grupo no pueden ver los cambios realizados en una hoja de cálculo. El resultado son interminables horas de copiar y pegar para llegar a una 'versión única de la verdad'.

En este escenario, el riesgo de errores aumenta y, como todos sabemos, un deslizamiento de una clave puede resultar en un desastre de alto perfil. Tomemos, por ejemplo, el error de la hoja de cálculo que dejó al comité organizador de los Juegos Olímpicos de Londres 2012 muy avergonzado cuando se dejó para confirmar que cuatro sesiones de natación habían sido sobrevendidas por 10,000 boletos. Ingresar 20,000 en lugar de la cifra correcta de 10,000 causó este error y la investigación muestra que la mitad de todos los modelos de hoja de cálculo utilizados operativamente en grandes empresas tienen defectos materiales.

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Reingeniería

Entonces, ¿pueden las hojas de cálculo ser rediseñadas para entregar una herramienta que se construye para las demandas de los negocios de hoy en día? La respuesta es sí y es hora de una nueva forma con la ayuda de una de las tecnologías más dominantes en 2018: la nube..

El consenso entre los especialistas de TI es que la nube está configurada para ser el mayor impulsor del cambio y, ciertamente, la nube tiene el potencial de transformar la eficiencia dentro de las organizaciones que necesitan trabajar en colaboración y, en la actualidad, dependen de hojas de cálculo no conectadas para formular informes de gestión..

Al emplear un enfoque radicalmente diferente a un problema antiguo, los usuarios ahora pueden disfrutar de la simplicidad y la comodidad de usar una hoja de cálculo como el "frente" con una conexión a una nube robusta (pero bien oculta y transparente para el usuario) back end 'que hace todo el trabajo difícil.

Las hojas de cálculo existentes y otras fuentes de datos dispares (como MS Access y ERP central) ahora pueden integrarse en una sola solución sin ninguno de los problemas de migración de datos a gran escala una vez experimentados y con una interrupción mínima. Todos trabajan directamente dentro de Excel, todos disfrutan de un beneficio directo y todos conservan la flexibilidad legendaria de Excel.

Al aprovechar la potencia de una base de datos industrial y combinarla con la simplicidad de una interfaz de hoja de cálculo, Business UK puede estar seguro de que tiene a su alcance datos fundamentalmente confiables, respaldados por pistas de auditoría completas que ayudan a tomar más decisiones estratégicas, más rápidamente , con mas exactitud.

Velocidad de uso

A primera vista, la tecnología se ve y se siente exactamente como trabajar con un conjunto de hojas de cálculo normales: no hay cambios en los procesos de negocios y no se requiere capacitación adicional. La diferencia radica en el hecho de que cada hoja de cálculo se mejora mediante una conexión a un servidor de nube seguro, de modo que a medida que cada miembro del equipo cambia cualquier valor en cualquier celda de datos en su hoja de cálculo local, las actualizaciones se sincronizan en la nube y una versión de la verdad es enviada a todos.

Dado que es probable que los reguladores se interesen cada vez más en su uso durante los próximos dos años, esto marca un importante paso adelante en la búsqueda de una forma de mejorar la colaboración y la eficiencia, la calidad y la validez de los datos y eliminar uno de los mayores riesgos asociados con el uso de hojas de cálculo; la falta de una pista de auditoria.

La demanda de combinar lo mejor de lo antiguo con la tecnología avanzada de lo nuevo es una tendencia que se espera que resuene en 2018. Las empresas están cansadas de invertir y abrazar nuevas tecnologías que no logran estar a la altura de las expectativas. ¿Por qué reinventar la rueda cuando simplemente puedes mejorarla??

Este uso de la tecnología inteligente para entregar hojas de cálculo empresariales de próxima generación tiene el potencial de poner fin a un problema que ha provocado que casi una de cada cinco grandes empresas sufran pérdidas financieras y, en última instancia, pondrá el poder en manos de los usuarios empresariales.

Las empresas se han cansado de paquetes de software caros e inflexibles y costosos que nunca hacen completamente lo que necesitan. Volver a las hojas de cálculo, que se han transformado para adaptarse a las necesidades del mundo actual, les devuelve el control que necesitan.

Brian Donnelly es CEO de Información de sinapsis. Fundó su primer gran negocio; Constelar, a finales de los años noventa. Fuera del trabajo lo más probable es que encuentre a Brian en la cancha de squash..