Hemos escuchado una y otra vez que los empleados están tomando las decisiones de TI en sus propias manos, y como era de esperar, la tasa a la que los empleados están usando sus propias herramientas de colaboración personal está aumentando en un 70% de las empresas globales, una cifra que sin duda Crecer más a medida que nuestras vidas se vuelven más interconectadas a través de la tecnología..

Las populares soluciones de sincronización y uso de archivos pueden proporcionar un alivio inmediato de la productividad, pero también pueden aportar silos individuales y caos de contenido. ¿Qué pasa si un empleado se va? El contenido que compartieron utilizando su propia unidad de consumo en la nube nunca se recupera.

¿Qué pasa si la cuenta compartida de Dropbox se ve comprometida? Perder a un cliente, enfrentar una multa o incluso una pena de prisión por ser descuidado con los datos del cliente es una preocupación legítima y exige más atención con soluciones productivas.

Soluciones para empleados

En el complejo entorno de TI de hoy, un empleado busca una solución por una razón u otra, lo que implica enviar el contenido de la empresa a una cuenta de correo electrónico personal o moverlo a un repositorio de almacenamiento en la nube para el consumidor antes de descargarlo en dispositivos móviles..

Aunque parece inofensivo, los datos de su organización ahora se han liberado y la propiedad intelectual de su empresa está en riesgo, lo que le puede costar a la empresa y a la empresa millones de dólares en tiempo, dinero y reputación de marca. Sin ningún tipo de seguimiento por parte de TI, estas piezas de contenido no autorizadas se han convertido en una bomba de tiempo de contenido..

En este momento estamos en un entorno altamente fragmentado cuando los efectos de la consumerización afectan a la empresa, pero en última instancia, los clientes empresariales obligarán a los proveedores a trabajar juntos y resolver este problema para poder controlar los datos, incluso si las aplicaciones y los dispositivos no pueden hacerlo..

Mantener el control

Si los titulares recientes nos han enseñado algo, es esencial que la TI de la empresa retenga los controles de los usuarios, el contenido y los dispositivos, asegurando que los datos permanezcan donde deben estar, dentro de los límites de la empresa, lo que ahora significa más allá del firewall y mientras los empleados están muy activo.

Muchos departamentos de TI intentan controlar el caos del contenido y administrar la seguridad mediante el bloqueo del acceso. Sin embargo, no todo el contenido se crea igual y ninguna política se aplicará a todo el contenido.

Desplegar las soluciones adecuadas es solo la mitad de la batalla. Las empresas deben entender primero cómo se clasifica su contenido, ya sea como contenido público, confidencial o restringido, para administrar el caos de contenido con las políticas relevantes implementadas..

Las soluciones con estas funciones avanzadas de seguridad y administración permitirán a los empleados poner a trabajar su contenido, ya que estará fácilmente disponible sin importar dónde se almacene sin ningún factor de riesgo.

Complejidad de contenido

La complejidad de la gestión de contenidos corporativos nunca ha sido mayor. Las nuevas tabletas y dispositivos móviles, las políticas BYOD, la proliferación de aplicaciones de productividad móvil y en la nube y los estilos de trabajo móviles flexibles son solo algunos de los desafíos..

Donde vive el contenido y cómo se usa es cambiar la forma en que su organización crea, comparte y administra los archivos; en resumen, cómo funciona su negocio.

Con la capacidad de acceder, explorar y compartir contenido empresarial en cualquier lado de los muros empresariales, el caos del contenido no tiene por qué mantenerlo encadenado a su escritorio.

Los empleados ya no tienen que recurrir a soluciones alternativas de riesgo que le dan a TI la recompensa adicional de una fuerza laboral altamente productiva y segura. Entonces, Qué esperas?

  • Paul Hampton es Director de Marketing de Producto en Alfresco, la segunda compañía de código abierto más grande del mundo..