Haga que dos personas de negocios hablen sobre impresión y en unos minutos se lamentarán de los costos de tinta y papel. El precio de la impresora es de una sola vez y pronto se desliza en la niebla de la historia de la oficina, pero la reposición constante de los consumibles le recuerda el verdadero costo de la impresión.

Es un costo que no puede evitar por completo y es directamente proporcional al número de documentos que imprime. Pero hay cosas que puede hacer para mitigar los costos, algunas de las cuales son gratuitas y otras cuestan poco.

Hay una serie de características integradas en prácticamente todas las impresoras que pueden utilizarse para reducir los costos de funcionamiento. Las que elija utilizar dependerán de usted, pero todas controlarán el uso de una de estas dos cosas: tinta o tóner y papel.

Tinta / toner

Los mayores ahorros se encuentran en la reducción del uso de tinta / tóner, y el paso más obvio es utilizar el modo de impresión de borrador siempre que sea posible. Esta es una configuración en el controlador de impresión, a la que se puede acceder, por ejemplo, a través del pequeño enlace Propiedades de impresión en la página Imprimir de las versiones recientes de Word.

El modo de borrador funciona imprimiendo los puntos seleccionados de la matriz completa que se imprime en el modo de impresión normal. Esto le da una apariencia más liviana y elegante al texto, pero en la mayoría de los casos, todavía es perfectamente legible y está bien para el uso diario de la oficina..

Por lo general, también aumenta la velocidad de impresión, por lo que hay una ganancia doble.

Algunas impresoras ofrecen un modo de "ahorro de tinta" o "ahorro de tóner" en lugar de un borrador verdadero, que normalmente no es más rápido que la impresión normal y algunos, especialmente los Epson más antiguos, usan una fuente predeterminada diferente para la impresión de texto del borrador, que puede Hacer pequeños cambios en el diseño de las páginas..

Puede ahorrar dinero utilizando tintas y tóners de terceros, aunque los fabricantes de impresoras intentan disuadir esto anulando las garantías y vinculando sus cartuchos a sus máquinas de manera electrónica. De nuestras pruebas, vemos constantemente una mejor calidad de impresión con los cartuchos del fabricante que con terceros, pero algunos productos de terceros, como los de www.stinkyink.co.uk, se acercan.

Papel

Si imprime muchos documentos, los costos del papel también aumentarán, con una resma de papel que suele costar entre £ 3 y £ 5. Pero los ahorros de papel también son fáciles de lograr en la mayoría de las impresoras..

Cada vez más máquinas ofrecen impresión a doble cara, donde las páginas se imprimen en ambos lados del papel. Cada vez que imprime dúplex, ahorra casi la mitad de sus costos de papel, entre 0.5 y 1.0 p por página, según el papel..

Para los documentos internos de la oficina, también puede imprimir más de una página por hoja. La mayoría de las impresoras tienen la posibilidad de hacer esto automáticamente e imprimir incluso dos páginas por hoja, donde, por ejemplo, imprimir dos imágenes de páginas A5 en una página A4, es un ahorro útil, con el tiempo.

Las páginas múltiples por hoja requieren texto original en un tamaño razonable, de lo contrario puede ser difícil de leer.

La combinación de dúplex y múltiples páginas también puede funcionar bien. Un documento A4 largo de una sola cara se puede reducir a un folleto A5 de dos caras, ahorrando el 75% del papel en el proceso.

Puede ser obvio, pero siempre puede ahorrar dinero si observa el costo cuando selecciona los documentos. No piense que tiene que usar un chorro de tinta o papel láser especializado para el trabajo diario; muchos papeles más baratos funcionan bien, incluidos los tipos de usos múltiples, diseñados para funcionar en ambos tipos de impresoras.

La compra de un papel para toda la impresión de su oficina puede proporcionar economías de escala adicionales.

Mejor borrador

Si desea utilizar el borrador, pero la salida de borrador de su impresora es particularmente irregular o está mal formada, puede utilizar EcoPrint 2. Este es un programa comercial que cuesta $ 40 (£ 26.50) o $ 60 (£ 40) para la versión Pro, que proporciona una impresión de borrador de buena calidad para la cual puede seleccionar la cantidad de tinta / tóner que desea ahorrar.

Con ahorros de entre el 10% y el 50%, proporciona impresiones más claras, pero con una degradación muy pequeña en la calidad del texto y los gráficos..

Si tiene fondos suficientes, siempre vale la pena comprar las versiones XL de alta capacidad de los cartuchos. Aunque estos pueden ser hasta el doble del costo de los consumibles normales, devuelven más que esto en páginas adicionales impresas.

Antes de comprar

Además de verificar que cualquier impresora nueva que esté considerando admita características como la impresión a doble cara y varias páginas por hoja, debe hacer un pequeño cálculo. En general, cuanto mayor sea el precio de venta de la impresora, menores serán los costos de funcionamiento por página.

Lo que necesita saber es cuántas páginas tendrá que imprimir para recuperar el costo adicional de una impresora más cara.

Aquí hay un ejemplo: digamos que imprime aproximadamente 1,500 páginas al año, compuestas por 1,000 en negro y 500 en color. Está considerando dos impresoras (usaremos impresoras de tinta en este ejemplo): una cuesta £ 130, con costos de página de 3.7p en negro y 11.9p en color, incluido 1p de papel; el otro cuesta £ 190, con costos de páginas de 2.1p y 5.3p.

A lo largo de los tres años de vida de su impresora, el costo total de propiedad (TCO) de la primera será de £ 420, mientras que la segunda tendrá un TCO de £ 333, casi £ 90 menos.

Si conserva su impresora durante más de tres años o imprime más de 1,500 páginas por año, la diferencia será aún mayor.

Usando estas pocas ideas simples, puede hacer un ahorro significativo en sus costos generales de impresión. No necesita sentirse tan a merced de los proveedores que saben que el dinero real no está en la impresora, sino en sus tintas o tóners..