La oficina sin papel nunca sucedió; Hoy necesitamos facturas impresas, recibos, correspondencia y contratos tanto como siempre lo hicimos. El gran problema es que los costos de impresión no se han reducido, mientras que la presión para reducirlos es mayor que nunca. Entonces, ¿qué puede hacer una empresa para mantener los costos bajo control o reducirlos??

Si está encontrando que los costos de impresión en su negocio están aumentando lentamente, entonces no está solo, pero ciertamente no puede hacer nada al respecto. Para comenzar, si alguna de las impresoras en la oficina tiene más de tres años de antigüedad, debería considerar reemplazarlas. Los nuevos modelos pueden ofrecer ahorros de costos directos en términos del costo por página, pero junto con esto hay características adicionales de ahorro de productividad, que incluso los modelos básicos pueden ofrecer.

Para comenzar, es importante comprender cómo los fabricantes miden el costo por impresión de una impresora y cómo se relaciona con los consumibles utilizados, el stock de papel e incluso la configuración de la impresora..

Cálculo del costo de la impresora por página

CPP o costo por página es un término estándar de la industria, pero cuando se cita no necesariamente tiene que adherirse a un estándar real. Cualquier fabricante de renombre citará la norma ISO 19752 independiente, reconocida internacionalmente. Esto regula la forma en que se realizan las medidas de cobertura y costos de impresión, para que pueda tener confianza al comparar modelos y tomar decisiones de compra.

En la forma más básica, un costo por página es el precio en consumibles utilizados por página impresa. La norma ISO requiere un 5 por ciento de cobertura de negro, esto no suena mucho pero representa una banda negra sólida de aproximadamente 1.5 cm de grosor en una página A4. Esto equivale a la medida de la vida real de una página de texto impresa completa usando texto de 12 puntos.

Para el color el cálculo es un toque más complejo. Una vez más, existe un estándar, pero debe relacionarse con el tipo de impresión en color que espera realizar como parte de su negocio.

La norma ISO indica una cobertura del 20 por ciento con CMYK (cian, magenta, amarillo y negro) o el cinco por ciento de cada tinta, incluso si la impresora tiene físicamente más colores que este. Una página de ejemplo que se ajustaría al estándar sería un simple documento comercial que era principalmente texto con el gráfico impar, con un uso de color bajo..

Una notable excepción a la medida del costo por página es la impresión de fotografías. En este caso, el stock de papel comienza a aumentar el costo por página, ya que el papel láser simple que cuesta tan solo 0.5p por hoja no se puede usar para obtener resultados razonables. Cambiar a papeles de inyección de tinta específicos aumentará los costos por impresión en al menos 2p para papel de inyección de tinta normal, hasta 50p por hoja A4 de papel fotográfico brillante. Esto se suma al aumento de aproximadamente cinco veces la cobertura de tinta del 100 por ciento en el precio de costo por página de color estándar..

Cuantos más tanques, mejor será el CPP.

Elegir una impresora que tenga un CPP bajo que cumpla con el estándar de pruebas ISO es un punto de partida sólido, pero tenga en cuenta cómo reemplazar las tintas usadas. Los cartuchos de tinta separados minimizan el desperdicio, ya que solo reemplaza un cartucho cuando se agota, en lugar de reemplazar un cartucho de color combinado donde la tinta restante se desperdiciaría. Esto también suele ser el caso, si su logotipo o presentaciones tienden a favorecer un color, entonces ese es el que se agotará primero..

Otra comprobación útil es para impresoras que ofrecen cartuchos de alta capacidad o alto rendimiento, generalmente como una opción de reemplazo. Si bien estos son inicialmente más caros de comprar, a largo plazo se amortizan con un CPP más bajo de hasta un 50 por ciento. Es el equivalente a comprar tinta a granel..

Reducción de costes de papel.

Para los costos de papel, una impresora que ofrece impresión dúplex automática (impresión en ambos lados del papel) ayudará a reducir el uso de papel. Esto también puede ayudar a automatizar la producción de folletos, folletos y tarjetas. Se necesitará capacitación del personal y una política de TI bien implementada para obtener lo mejor de una impresora dúplex y las características que puede ofrecer..

El resultado de estos puntos es que un modelo de impresora aparentemente más barato puede resultar mucho más caro a largo plazo. Con el costo total del reemplazo de los cartuchos de tinta de hasta £ 60, la inversión inicial en una impresora se ve fácilmente eclipsada por sus costos de consumo a largo plazo. Esto significa que incluso un modesto ahorro de costos se acumula en miles de impresiones..

Hacer que la impresión sea parte de la política de TI de su empleado

Tomar una buena decisión de compra es una cosa, usar otra impresora de manera rentable es otra. Las impresoras modernas hacen un buen trabajo al seleccionar de manera inteligente las configuraciones de tinta más eficientes en función del papel que se está utilizando (no utilizará más tinta de la que puede manejar el papel) y en función del tipo de documento que se imprima.

La reducción directa de los costos de impresión se realiza mejor mediante la capacitación del personal y una política de TI practicada. El hecho de que los empleados estén al tanto de los modos de impresión de borrador para los documentos internos diarios no solo reduce los costos de impresión, sino que también reduce la cantidad de tinta utilizada, sino que también genera páginas impresas en una fracción del tiempo..

Lo mismo se aplica a las impresiones en color. Restringir las opciones de impresión en color a miembros específicos del personal o aplicar borrador como modo predeterminado para los sistemas a través de la política de administrador de TI, además de la capacitación del personal sobre cuándo y cómo usar la impresión en color de manera efectiva ayudará a minimizar los costos de impresión.

Finalmente, el registro cuidadoso del uso de la impresora es otra forma de mantenerse al tanto de los costos de la impresora. Además de buscar los mejores precios, muchos cartuchos usados ​​se pueden reciclar para compensar los costos de las nuevas recargas. Discuta las opciones con sus proveedores para aprovechar al máximo sus consumibles..