Nota: nuestra elección de una función de impresora empresarial se ha actualizado por completo. Este artículo fue publicado por primera vez en noviembre de 2012..

La oficina sin papel ha seguido brillando por su ausencia. De hecho, el uso del papel en un entorno de oficina parece ser tan popular como siempre. Incluso con la capacidad de digitalizar cualquier documento en papel, la palabra impresa sigue siendo un componente obstinado de la vida de la oficina..

Entonces, su empresa necesita tener una impresora, pero ¿qué tipo elige? Por supuesto, como con muchas decisiones de negocios, la elección que haga será altamente subjetiva. Como no hay dos empresas iguales, sus necesidades de impresoras tampoco serán las mismas. Para empezar, tiene una opción de tres amplias categorías de impresoras:

1. Impresoras de inyección de tinta

Como su nombre lo sugiere, las impresoras de inyección de tinta utilizan tinta líquida que se escurre en el papel para crear la imagen. Las impresoras de inyección de tinta han continuado desarrollando sus capacidades y son hoy en día la impresora más versátil que su empresa puede comprar. Ya sea que necesite imprimir documentos de oficina o fotos de alta calidad, hay una impresora de inyección de tinta que se adapta a sus necesidades.

2. Impresoras láser

Durante muchos años, las impresoras láser eran demasiado caras para las pequeñas empresas o el uso doméstico, pero hoy en día son compactas y asequibles. La gran ventaja de la impresión láser es la velocidad. Con el tóner seco, la capacidad de los cartuchos de tóner es mucho más que la de un cartucho de inyección de tinta típico. Las empresas que necesitan imprimir grandes cantidades de documentos rápidamente deben elegir una impresora láser.

3. Impresoras todo en uno

También conocidas como dispositivos multifuncionales (MFD, por sus siglas en inglés), estas impresoras tienen una capacidad integrada de escáner y fax. Para las pequeñas empresas que necesitan una impresora compacta, pero también desean integrar el escaneo y el fax, los dispositivos multifunción son una opción ideal.

Algunas empresas también pueden tener requisitos de impresión especializados. Si su empresa necesita imprimir documentos más grandes, hay disponibles impresoras de papel A3 (297 x 420 mm o 11.7 x 16.5 pulgadas). Y la mayoría de las impresoras de inyección de tinta podrán imprimir a través de tarjetas de memoria. Por último, una amplia gama de impresoras ahora son inalámbricas, lo que significa que pueden imprimir desde computadoras de escritorio, tabletas o teléfonos inteligentes a través de la red Wi-Fi de su empresa..

La impresora multifunción HP Officejet Pro X576dw es una impresora de trabajo para pequeñas empresas

Elección de la impresora

Con tantas opciones puede ser difícil tomar la decisión correcta. Si su empresa no necesita ninguna impresión especial, como tamaños de página grandes, la elección se reduce básicamente a inyección de tinta o láser..

Velocidad

En una oficina ocupada, nadie quiere esperar a que se imprima su trabajo. Aquí la impresora láser tiene una clara ventaja. Si imprime la mayoría de sus documentos en blanco y negro, las impresoras láser pueden alcanzar las 60 páginas por minuto (PPM), con algunos recursos que superan ese límite..

Calidad

El tipo de impresión que necesita hacer su empresa lo guiará a la calidad de la salida que se necesita. Las impresoras de inyección de tinta han mejorado enormemente en los últimos años, pero para muchos, los láseres aún tienen la ventaja de la calidad. Si su empresa necesita imprimir las presentaciones de los clientes, un láser le proporcionará textos y gráficos nítidos. Dicho esto, la fotografía tendrá un aspecto más natural si se imprime en una impresora de inyección de tinta..

Cargas de trabajo

El número de páginas que su negocio producirá cada mes es la carga de trabajo o el ciclo de trabajo, como también se llama. Las impresoras tienen componentes mecánicos, que tienen una vida útil. Busque una carga de trabajo de impresora que coincida con el número promedio de páginas que su empresa necesita imprimir cada mes para evitar averías y una caída en la calidad de salida.

Redes y seguridad

Las impresoras láser y de inyección de tinta han estado convergiendo con muchas que ahora ofrecen conectividad Ethernet o Wi-Fi de alta velocidad. Si su empresa necesita imprimir documentos confidenciales, algunas impresoras los pondrán en cola hasta que un usuario autorizado ingrese un PIN en la impresora..

Caracteristicas

Muchas pequeñas empresas buscan hacer más con menos para reducir sus costos. Aquí un MFD es la solución perfecta. Para asegurarse de que su MFD satisface las necesidades de su negocio, siga esta lista de verificación:

1. ¿Puede la máquina que su empresa está considerando manejar la capacidad necesaria??

Los dispositivos multifuncionales vienen en todas las formas y tamaños. Muchos están dirigidos al mercado interno. Mire detenidamente la capacidad indicada y haga coincidir esto con la carga de trabajo de su empresa.

2. ¿Qué tan importante es la calidad de escaneo e impresión??

Muchos de los MFD más recientes utilizan tecnología de impresión que, hasta hace poco, solo se encontraba en las impresoras láser de gama alta. Mire las muestras de impresión y salida escaneada antes de hacer su elección.

3. ¿Es necesaria la capacidad de fax??

El fax está lejos de ser un medio de comunicación muerto, con muchas empresas grandes que aún lo necesitan. Mire la capacidad de fax del MFD, que en la actualidad es probable que use la nube, así como el marcado directo a otra máquina de fax..

4. ¿Su empresa necesitará gestionar información sensible??

El acceso a las funciones de un MFD se debe controlar con números de PIN o contraseñas. Además, asegúrese de que el MFD solo imprima las copias necesarias para garantizar la seguridad de los datos. Y piense si el puerto USB debería estar deshabilitado.

5. ¿Su negocio requiere impresión remota??

Con el aumento de BYOD (Traiga su propio dispositivo), la impresión desde dispositivos móviles es rápida y eficiente. Mire detenidamente las aplicaciones que utilizarán el MFD para garantizar que se conecten de forma segura.

La evaluación cuidadosa de las necesidades de impresión de su organización lo llevará a la impresora adecuada con las capacidades que necesita. Teniendo en cuenta una serie de factores, equilibre estos para crear una lista de necesidades, que luego puede usar para combinar con su impresora perfecta..