Mantener un flujo de efectivo saludable a través de su negocio es vital. Es un hecho asombroso, pero a la pequeña empresa promedio se le deben 36,000 £ de facturas impagas. El retraso en el pago sigue siendo frecuente en el sector de las pequeñas empresas, pero no eres incapaz de actuar.

Una de las mejores maneras de minimizar la exposición de su empresa al retraso en el pago es asegurarse de que realiza la facturación con prontitud. Muchas empresas se caen en este componente esencial de su gestión del dinero..

El negocio promedio que experimenta pagos atrasados ​​ahora tiene que esperar 43.4 días más allá de los términos de pago para que se paguen sus facturas; los negocios del norte esperan aún más, con un retraso promedio de 46.8 días antes de liquidar las facturas, según Bacs.

Mike Hutchinson, de Bacs, dijo: "Nuestra investigación más reciente demuestra que aún más pequeñas empresas enfrentan dificultades con los pagos atrasados, con implicaciones potencialmente graves para sus negocios. El flujo de efectivo sigue siendo clave para que las empresas se mantengan a flote en tiempos económicos difíciles, pero parece que ser una cultura creciente de retrasar la liquidación de facturas hasta mucho después de la fecha de vencimiento ".

Muchas de las funciones comerciales que dan por sentado han sido la migración en línea. En la actualidad, existen varios servicios de contabilidad y facturación en línea que utilizan SaaS o los Principios de software como servicio, que en efecto mueven su contabilidad y generación de facturas desde el escritorio de su PC a la nube. Esto le permite administrar las facturas de su empresa sin importar su ubicación, ya que todo lo que necesita es una conexión a Internet y un navegador. Y, por supuesto, puede acceder a estos servicios desde su teléfono inteligente o tableta..

La mayoría de los servicios de contabilidad en línea actuales ofrecen una cuenta gratuita para comenzar su negocio. Elabore una lista y luego abra una cuenta gratuita en cada uno. A continuación, puede ver cómo funciona cada sistema. Puede crear clientes ficticios y generar unas pocas facturas para ver cómo se hace esto, y probar si la plataforma se adapta a la forma en que desea organizar la facturación para su negocio..

Elegir un servicio de facturación en la nube.

La mayoría de los servicios en línea actuales ofrecen básicamente el mismo conjunto de características que lo ayudan a generar y luego administrar las facturas de su empresa. Es importante observar detenidamente el conjunto de funciones que se ofrecen en los servicios que desea probar. Antes de comprar un servicio, hágase estas preguntas:

  1. ¿Cuánta interrupción podría causar un cambio a un servicio en línea??
  2. ¿Tiene algún sistema de contabilidad heredado que tenga que usar? Si es así, ¿cuáles de los servicios en línea son compatibles??
  3. Hable con sus proveedores y clientes antes de pasar a la facturación en línea para asegurarse de que puedan aceptar estas facturas en sus sistemas.
  4. ¿El sistema le da una ruta de escalada clara cuando las facturas se retrasan? ¿Puedes generar cartas recordatorias??
  5. Asegúrese de hablar con su contador antes de realizar el cambio a la contabilidad en línea. Seguirán necesitando acceso a esta información cuando venzan sus cuentas..
  6. Tómese su tiempo para ver cada sistema que cree que podría adaptarse a su negocio. Observe la flexibilidad de la oferta y la seguridad que está incorporada en la plataforma..
  7. ¿El servicio ofrece una pista de auditoría? Esto incluye todas las facturas pasadas de un cliente o cliente. Es importante realizar un seguimiento de esta información, ya que generalmente se usa para decidir si se otorga más crédito.
  8. ¿Puede el sistema interactuar con paquetes contables establecidos como Sage??
  9. ¿Es posible generar extractos que enumeren todas las facturas pendientes y sus fechas de vencimiento??
  10. ¿El servicio permite exportar los detalles de la factura a Microsoft Excel? Esto puede ser útil al analizar el estado actual de la factura de su empresa..

La cantidad de servicios disponibles puede ser desconcertante. Tómese su tiempo para enumerar las necesidades de su negocio de un servicio de facturación. Una vez que tenga esta información, elaborar una lista de servicios no debería ser un problema. El uso de sus pruebas gratuitas le permitirá probar cada una de ellas antes de decidir cuál comprar.

Diseño y contenido de la factura

También es importante asegurarse de que las facturas que genera su servicio en línea estén completas. En muchos casos, las facturas se retrasan simplemente porque a la factura le faltaba información vital. Todas las facturas de su empresa deben contener esta información:

  • El nombre y la dirección de su empresa..
  • El nombre y la dirección de la empresa que está facturando..
  • Cada factura debe tener un número de factura único. Nunca reutilice los números de factura, ya que esto genera confusión.
  • La fecha de la factura. Esto se conoce como la fecha en que se "elevó" la factura y generalmente comienza el período de pago establecido de su negocio.
  • Listado de productos o servicios a los que se refiere la factura..
  • El importe total adeudado..
  • Las condiciones de pago de la factura..
  • Las compañías limitadas también deben incluir su número de compañía.
  • Si su empresa está registrada para el IVA, debe mostrar el número de IVA de su empresa. La cantidad de IVA cargada en la factura también se debe mostrar como una línea separada en la factura.

Si su empresa ya ha movido algunas de sus aplicaciones de oficina en línea para obtener los beneficios que la nube puede aportar, también mover la facturación de su empresa en línea podría mejorar su eficiencia de facturación general y reducir el nivel de pagos atrasados ​​en su empresa..

Algunas de las aplicaciones de facturación en línea líderes incluyen:

  • Agente libre
  • Simplemente facturas
  • Facturas2go
  • SimplyBill
  • Libros nuevos
  • Invoiceplace
  • Maquina de facturas
  • Invotrak