El trabajo de un CIO nunca es solo administrar los sistemas de TI. También es cuidar de uno de los activos más importantes de la compañía: su información. Cuando se usan correctamente, los datos correctos divulgarán información importante sobre una gran cantidad de cosas de las que una organización puede realmente beneficiarse, incluyendo lo que piensan los clientes, qué tan bien se están vendiendo ciertos productos y dónde deben mejorarse los servicios. Esto no es un misterio, es la base de las compañías Fortune 500 como Google y Facebook..

Pero los datos pueden ser valiosos incluso para compañías que no son nativas de Internet. Por ejemplo, cada empresa tiene una base de datos de clientes que, cuando se analiza adecuadamente, puede proporcionar información para informar campañas futuras o revelar mercados sin explotar. Los datos de ventas también pueden ser una mina de oro de información. Recientemente, por ejemplo, la industria aérea global predijo un aumento del 50% en las ganancias para 2014 a través del uso de análisis de datos.

Al ser más exigentes en la recopilación de datos de diversas fuentes, desde datos de mantenimiento hasta reacciones de los clientes en las redes sociales, las correlaciones entre los factores se pueden identificar y esas relaciones pueden aprovecharse para impulsar las ventas y optimizar los precios. Se espera que los CIO identifiquen y aprovechen información como esta, convirtiendo los datos de un activo en una ganancia. Pero ese trabajo se hace mucho más difícil por una falla de comunicación que es endémica en todas las empresas..

Ignorancia de los empleados

Si bien los CIO son conscientes del valor de los datos, la mayoría de los empleados no lo hacen: el 36% de los trabajadores europeos consultados en un estudio de Canon no entendieron el vínculo entre la información y la rentabilidad de su empresa, una tasa aún mayor entre los empleados más jóvenes.

Esta estadística puede convertirse en el peor dolor de cabeza de un CIO, ya que las personas que crean, organizan e ingresan los datos desconocen su valor. Dichas dicotomías son comunes en el lugar de trabajo, pero resultan particularmente difíciles para los CIO dado el valor ligeramente abstracto de la información (para los empleados de primera línea, al menos). Después de todo, establecer un vínculo entre una hoja de cálculo con información del cliente y las ganancias de la empresa puede ser un poco difícil para cualquiera que no esté directamente involucrado en el procesamiento de la información..

A su vez, esta falta de comprensión crea grandes problemas operativos para el CIO. No ver el vínculo entre la rentabilidad y la información puede llevar a un descuido o falta de atención por parte de un empleado. Esto puede resultar en conjuntos de datos rotos, incompletos o mal organizados o, peor aún, en una crisis de seguridad en toda regla.

Una falta de comprensión también significa una pérdida de oportunidad. Cuando comprendan el valor de los datos, es mucho más probable que los empleados de primera línea vean oportunidades para capturar información y pasen esas ideas de vuelta a la línea..

Dos pasos al cielo

La respuesta a este problema radica en dos pasos lógicos: mejor capacitación y sistemas eficientes de administración de la información. El estudio de Canon mostró el valor de una educación simple: con una capacitación adecuada, el porcentaje de empleados que obtienen el vínculo entre información y rentabilidad aumenta en nueve puntos (de 64% a 73%). Una vez más, el énfasis en los miembros del personal subalterno es crucial, ya que son los que tienen más probabilidades de procesar los datos de la empresa, mientras que tienen menos probabilidades de conocerlos..

¿Qué pasa con el tipo de entrenamiento? Depende de la naturaleza de su negocio, pero la educación sobre el valor de la administración de datos va de la mano con enseñar a los empleados el procedimiento adecuado para almacenar información. En promedio, los empleados pierden 25 minutos al día en busca de documentos, una cifra que una vez más se puede mejorar drásticamente con procesos estandarizados implementados.

La capacitación también complementa el segundo paso: asegurarse de que cuenta con sistemas de administración de datos eficaces pero simples. Enseñar a los trabajadores cómo y por qué administrar su información no es bueno si su sistema es demasiado complicado; es probable que se rindan antes de comenzar.

Las cifras hablan por sí solas: según nuestra investigación, alrededor de la mitad de los trabajadores de oficina europeos no creen que los sistemas de almacenamiento de información de su empresa estén organizados o sean fáciles de usar. Las disparidades en sistemas de archivos, nombres y formatos están entre las mayores dificultades que enfrentan.

De hecho, las inconsistencias entre el papel y los formatos digitales son una queja común. Estas inconsistencias no solo hacen que sea menos probable que los empleados sigan el sistema de la empresa, sino que el almacenamiento en formatos de archivo incorrectos (o en papel) crea problemas obvios para tratar de amalgamar y analizar datos cuando es necesario.

La información es valiosa. Para los CIO, esto es obvio, pero dado que los datos normalmente no se incluyen en el balance general, hay una ardua batalla para persuadir a los empleados (y, en ocasiones, incluso a otros ejecutivos de C-suite) de este hecho. Sin embargo, al diseñar e implementar un sistema adecuado de administración de datos y capacitación, puede hacer que los empleados se incorporen y salvaguardar uno de los activos más importantes de su empresa.

  • Quentyn Taylor es Directora de Seguridad de la Información en Canon EMEA