El papel sigue siendo el alma de cualquier organización. Si bien numerosas iniciativas apoyan la oficina sin papel con instituciones como el NHS que se ha fijado el objetivo de no tener papel para 2018, no olvidemos que el documento en papel continuará siendo una parte integral del proceso comercial independientemente.

Las carpetas con comunicación al cliente, facturas, notas y aplicaciones cubren los escritorios comerciales y los archivadores, pero, naturalmente, con tanta información a la mano, pueden perderse fácilmente en el éter o no procesarse adecuadamente. La vida de oficina, como tal, puede volverse increíblemente difícil.

Por ejemplo, cuando un cliente importante está en el teléfono pero su carpeta de documentos ha desaparecido. O, cuando un vendedor necesita llevar sobres voluminosos con correspondencia y contratos para cada visita del cliente.

En pocas palabras, si no administra sus documentos impresos y digitales correctamente, podría correr el riesgo de perder clientes e ingresos. Y esto le puede pasar a cualquiera, independientemente de la industria o el tamaño del negocio..

Ha habido numerosas historias de bancos que han sido multados por cometer errores en el papeleo y la información errónea, por ejemplo, ¿cómo se asegura de que los documentos se controlen y gestionen de manera efectiva??

En un solo lugar pero disponible para todos.

Con tanta presión para reducir costos, optimizar los procesos de negocios y aumentar el rendimiento, es importante no olvidar las cosas obvias cuando se enfoca en las lecciones aprendidas y las soluciones a nuestra disposición..

El humilde documento en papel es uno de estos. Es poco probable que el ritmo de los tableros se acelere, pero las eficiencias que puede aportar.

Para controlar los documentos y su flujo dentro de una empresa, muchas organizaciones implementan soluciones avanzadas tales como sistemas de gestión de documentos, sistemas de gestión de contenido empresarial o archivos digitales. Una ventaja significativa de tales sistemas es que la información está centralizada y los documentos relevantes se almacenan en un solo lugar..

Esto tiene la ventaja crítica de que los documentos digitales almacenados centralmente no pueden perderse ni destruirse, ya que normalmente se crea una copia de seguridad de forma regular. Varias personas también pueden consultar el mismo documento, ya que un documento digital no necesita ser copiado físicamente.

E incluso cuando viaja, cualquier vendedor puede descargar y consultar la documentación del cliente a través de una conexión segura con la empresa..

Como resultado, no hay necesidad de que los voluminosos gabinetes de oficina abarroten la sala de la oficina, con el espacio adicional que esto proporciona es un subproducto bienvenido para administrar documentos de manera más eficiente.

Mover documentos en papel a formato digital

Pero mientras los informes de inteligencia de mercado demuestran que casi las tres cuartas partes de las empresas (70 por ciento) afirman que la reducción del papel es parte del proceso de mejora, casi la mitad de los encuestados encuentra que el tiempo dedicado a volver a ingresar los datos, la búsqueda de copias en papel y la presentación aún es El mayor problema causado por los procesos basados ​​en papel en su empresa..

El 40% de los encuestados mencionó que el volumen de almacenamiento y el costo de la tienda de papel de outsourcing era el segundo mayor problema. Las organizaciones deben prestar mucha atención a los procesos de negocios que causan tales cuellos de botella en el sistema de flujo de trabajo.

Deshacerse del antiguo archivador es una de esas rutas para administrar documentos de manera más eficiente. Y la digitalización de documentos en papel en sistemas electrónicos centralizados ofrece una alternativa a esto. Los documentos creados en una PC pueden almacenarse directamente en los sistemas empresariales.

Si bien el escaneo en papel ha sido una práctica común durante décadas, en la actualidad no es suficiente guardar escaneos simples en repositorios electrónicos centrales, ya que tiene una limitación importante: las imágenes de documentos escaneados contienen poca información adicional, y su texto no puede ser revisado electrónicamente y buscar palabras clave..

Como los documentos en papel digitalizados pueden almacenarse accidentalmente en una biblioteca digital incorrecta, es crucial que puedan detectarse insertando palabras clave en el programa de búsqueda de una computadora. Usando la llamada 'búsqueda por palabra clave', todos los documentos relacionados con un tema determinado pueden mostrarse con un clic del mouse, y se pueden buscar rápidamente archivos extensos para buscar información.