Para la mayoría de las empresas, comprender por completo el uso de su software y calcular la cantidad de licencias de software que poseen, así como calcular cuándo caducan o necesitan renovarse, es una fuente constante de frustración..

Las complejidades de las licencias continúan aumentando a medida que las nuevas plataformas tecnológicas inician y los métodos de consumo de software evolucionan, y esto, junto con la introducción del uso basado en la nube, ha hecho que el software de muchos proveedores sea cada vez más difícil de controlar..

Microsoft, por ejemplo, está cambiando sus modelos de licencia, ofreciendo varios tipos de esquemas de licencia para que sean a la vez rentables y flexibles, pero esto hace que sea aún más difícil controlar las licencias existentes. Entonces, ¿cómo te mantienes al tanto de las licencias de software??

Traiga su propio dispositivo (BYOD)

Ha habido un aumento reciente en el número de trabajadores que implementan la política BYOD ofrecida por sus empleadores. Traiga su propio dispositivo: compañías que les permiten a los empleados usar sus propios dispositivos personales en el lugar de trabajo.

Estos dispositivos son parte de la información y las aplicaciones de la empresa con privilegios y, por lo tanto, la organización debe tener las licencias de software necesarias para cubrirlas. Si hay algún problema de cumplimiento de la licencia con un dispositivo, independientemente de si el usuario final es el propietario del dispositivo, la empresa siempre se resentirá. Esto puede causar costos inesperados: tener que comprar muchas licencias nuevas para una multa inesperada.

Licencias de acceso de cliente

Originalmente, los servidores se usaban para compartir documentos, pero ahora se han desarrollado para alojar la intranet de la organización, mantener escritorios virtuales y soportar el entorno virtual. Para acceder a la información almacenada en el servidor, cada dispositivo o usuario necesita una Licencia de Acceso de Cliente (CAL), aquí es donde puede complicarse..

Si decide obtener una licencia por dispositivo, licencia cada dispositivo para acceder al servidor, pero si tiene empleados que tienen varios dispositivos, sería más económico obtener una licencia por usuario, mientras que administrar una combinación o CAL de usuario y dispositivo es administrativamente difícil, Microsoft don En realidad, no importa cómo elija la licencia de su patrimonio en la medida en que pueda demostrar cómo lo está administrando, la única excepción son los Acuerdos Empresariales, luego elige el dispositivo o el usuario. Agregando otro punto de confusión: no importa cuántos servidores tenga, solo necesita una CAL.

El uso de CAL se impone estrictamente y, debido a las complicaciones derivadas de la cantidad de dispositivos y ubicaciones desde las que se puede acceder a una aplicación, la complejidad de la licencia de CAL puede ser difícil de evitar, pero se penaliza con severidad, por lo que no se debe ignorar..

Citrix y Windows Terminal Servers

Si tiene varios empleados que requieren diferentes pilas de software, debe asegurarse de que estén accediendo solo al software al que tienen derecho, pero también desde dispositivos con licencia. En un servidor puede publicar Microsoft Office, Project y Visio para grupos específicos de empleados con derechos para acceder a cada pieza de software.

Para hacer cumplir el control sobre estos derechos de usuario, a menudo es necesario introducir un sistema de administración que pueda evitar el uso involuntario por parte de un usuario aprobado de un dispositivo sin licencia. Esta es una de las áreas prevalentes de déficit descubiertas durante las auditorías instigadas por el vendedor..

Si bien esto facilitará el cumplimiento de los términos de licencia del proveedor, simplemente ilustra la responsabilidad del peor caso, pero no ayuda con la recuperación de las licencias no utilizadas, por lo que la capacidad de rastrear qué dispositivos han accedido a qué aplicaciones dentro de un período de 90 días puede ayudar a la hora de decidir qué usuarios en realidad requieren aplicaciones no estándar.

Falta del tiempo

Cuando las empresas compran licencias de software, la parte más importante que se pasa por alto es el costo real del tiempo de sus empleados durante la implementación, así como el mantenimiento y el soporte. Un estudio reciente realizado por el Departamento de Comercio de los EE. UU. Mostró que los gastos de compra de software solo representaron alrededor del 30% del monto total gastado en software en general, con el aumento de los costos debido a la administración, la implementación y los costos laborales.

Contratación de expertos en licencias

A veces, pensado como un costo oculto, la contratación de expertos en administración de licencias en realidad ayuda a eliminar el gasto innecesario en software y, a menudo, reduce el gasto general en software de una organización, por no mencionar que brinda tranquilidad en caso de que se presente una solicitud de auditoría. También es una medida de ahorro de costos a largo plazo, con el desembolso inicial de la contratación de una compañía externa que seguramente se completará y se recuperará en el futuro.

La contratación de un experto en administración de activos de software (SAM) reduce la presión de administrar las complejidades de las licencias de software, lo que le permite concentrarse en el pensamiento estratégico, hacer avanzar su negocio y sentirse seguro sabiendo que la administración de licencias se está cuidando de manera segura.

  • Sean Robinson es Director Gerente de SAM y expertos en administración de licencias Panel de licencias.