Está disponible en prácticamente todas las PC, y la capacidad de Excel para la manipulación de datos lo convierte en una herramienta de inteligencia empresarial (BI) sólida. Además de esto, la aplicación de hoja de cálculo de Microsoft es fácil de aprender (la mayoría de nosotros ya la hemos usado) y generalmente no hay costos adicionales.

Una característica primordial de Office 2013, el bajo costo y las grandes capacidades de Excel lo hacen especialmente adecuado para pequeñas y medianas empresas. Puede usarse como un método simple para importar y combinar datos de diferentes fuentes, formando una base para cualquier estrategia de BI.

El autoservicio de BI es cada vez más popular. Las PYMES pueden comenzar con PowerPivot, un complemento gratuito de Microsoft que expande dramáticamente el poder de Excel.

PowerPivot permite la creación de paneles como una herramienta útil de visualización de datos. Los usuarios pueden transformar grandes cantidades de datos de casi cualquier fuente rápidamente, convirtiéndolos en información significativa que aprovecha las características familiares de Excel.

También crea un modelo de informe de datos, agregando cálculos poderosos utilizando Data Analysis eXpressions (DAX). Es esta capacidad de generación de informes en memoria rápida en conjuntos de datos muy grandes que permite a los usuarios crear pivotes interactivos, tablas y paneles.

Creando un panel de BI

Los paneles de inteligencia de negocios se utilizan para mostrar datos, como ventas, dentro de un área específica durante un período determinado, utilizando gráficos y tablas. Por ejemplo, una PYME puede desear mostrar los ingresos por ventas de un producto durante un período de tres años en un formato fácil de leer.

A El panel de control permite a las empresas ir a una sola página para obtener indicadores clave de rendimiento, consolidando y organizando números y métricas en una pantalla. La interfaz es personalizable y las PYMES pueden extraer datos en tiempo real de múltiples fuentes.

PowerPivot permite a las empresas llevar datos locales de la base de datos de la empresa a Excel, poniendo al usuario en control de su propio BI y agregando la posibilidad de personalizarlo también.

La ventana de PowerPivot se encuentra dentro de Excel y permite a los usuarios importar desde la base de datos; los usuarios pueden escribir una 'consulta' que puede extraer datos específicos. PowerPivot consulta la base de datos y recupera la información, llevándola a la memoria, donde se comprime y luego puede acceder al libro de Excel en su totalidad, con una pestaña creada para cada elemento..

Las pymes pueden mantener "relaciones" dentro de los datos y luego crear un panel de control. La tabla dinámica se puede utilizar para controlar lo que una empresa desea analizar y en qué medida. Esto también se puede personalizar en Excel usando Rebanadores.

Estos son controles visuales que permiten a los usuarios filtrar datos de forma rápida y sencilla de forma interactiva. Se pueden conectar a las funciones de tablas dinámicas, gráficos dinámicos y CUBE, que analizan los datos de forma jerárquica, para crear paneles interactivos..

Color y formato condicional.

El 'formato condicional' de Excel también es útil, ya que puede crear una combinación de colores o una barra de datos. DAX es una de las funciones más capaces, ya que puede crear una columna calculada utilizando ecuaciones funcionales o crear una medida en la tabla dinámica, como el año a la fecha de las ventas..

Los usuarios también pueden crear un gráfico dinámico en el panel de Excel para visualizar los datos en un formato tabulado (ver imagen).

El panel de la imagen muestra la actividad de uso del sitio web de SharePoint, en un panel de PerformancePoint, que es el sistema de panel de Microsoft dentro de SharePoint..

"No existe el aspecto estándar de un panel de control, cada uno será diferente y se adaptará a la información que se muestra. Sin embargo, por lo general, combinan cuadros, tablas e indicadores clave de rendimiento (KPI)", dice Alex Whittles, Consultor de Inteligencia de Negocios. en Purple Frog.

Agrega: "Crucialmente, los filtros en la parte superior del tablero de control le permiten personalizar los datos que está viendo. Los buenos paneles de control deberían permitirle hacer clic en un número, línea o gráfico de interés y ver más detalles sobre el número Ha hecho clic o ha visto un informe detallado.

"Por lo tanto, un panel de control debe considerarse como una plataforma de lanzamiento para una exploración más profunda, proporcionando una respuesta de alto nivel para '¿Está todo bien?', '¿Hay algo que debería estar viendo?'"

Quedándose con Office 2010

Microsoft ha puesto un mayor énfasis en la funcionalidad de inteligencia empresarial (BI) en su última actualización de la suite Office. Pero tenga cuidado, no es gratis en Office 2013, por lo que algunas PYMES podrían ser mejores para quedarse con 2010.

Los usuarios deben tener la versión Office Professional Plus de la nueva Office para obtener acceso completo a las capacidades de BI de Excel 2013 a través de PowerPivot. Office Professional Plus está disponible para licencias por volumen y forma parte del servicio Office 365 Small Business Premium.

Para aquellos con la versión 2013, Power View agrega gráficos de mapas de Bing, gráficos de burbujas animados y visualizaciones de vistas de tarjetas que muestran imágenes junto con datos numéricos.

Los usuarios pueden obtener PowerPivot y Power View con Office Professional Plus 2013 a través de un Acuerdo Open, Select o Enterprise; Excel 2013 independiente a través de Abrir o Seleccionar; o Office 365 ProPlus a través de Office 365.

Las empresas también pueden obtener las capacidades de Microsoft BI con un mínimo de cinco licencias de Office a través de la mayoría de los programas de licencias, o con una suscripción individual a Office 365 ProPlus.

A pesar de este posible contratiempo, muchas PYMES pueden beneficiarse del uso de las capacidades de BI ya establecidas de Excel. Es probable que las empresas usen hojas de cálculo para gran parte de sus tareas de informes y análisis, y PowerPivot es simplemente una extensión de esto. Para aquellos que ya cuentan con Office 2010, realmente no hay necesidad de actualizar.