IMWU-nlLos diez mejores consejos para ahorrar tiempo - Excel
NoticiasNuestros diez mejores consejos y sugerencias de Excel para hacer su vida más fácil, sin ningún orden en particular.
1 / Poner texto en varias líneas.
Si está escribiendo texto o varias líneas de datos en una celda y desea que el texto aparezca en varias líneas, en lugar de ingresar el texto en otra celda, simplemente presione
ALT + ENTER
Y comenzarás una nueva línea mientras escribes o editas datos
2 / Agregar una calculadora a la barra de herramientas de Excel
Hay una calculadora en Excel 2010 pero, por defecto, esta función está oculta, para que la calculadora en la pantalla de Excel navegue a las opciones de la barra de herramientas de acceso rápido (es el símbolo de flecha hacia abajo junto al botón de deshacer en la parte superior izquierda de la pantalla) y haga clic en Más Comandos.
Lo llevará al cuadro de diálogo Opciones de Excel, en Elegir comandos, haga clic en el botón desplegable para seleccionar Todos los comandos. Ahora desplácese hacia abajo para encontrar el comando de la Calculadora y haga clic en Agregar >> para mostrarlo en la barra de herramientas de acceso rápido. Pulsa OK para continuar
Haga clic en el botón Calculadora en la barra de herramientas de acceso rápido para abrir inmediatamente la Calculadora. Ahora puedes usarlo para cálculos simples.
3 / Cambiar el comportamiento de la tecla Enter
Cuando presiona la tecla Intro en Excel, automáticamente se desplegará en la
Celda justo debajo de ella. Pero puedes cambiar este valor predeterminado y cambiar esta característica..
Vaya a Opciones de Excel: se encuentra en la pestaña Archivo y seleccione las opciones; luego, seleccione las Opciones avanzadas y bajo las opciones de edición seleccione su opción en el cuadro desplegable.
4 / Cambiar nombres de hojas y colores.
Para personalizar sus hojas de cálculo, como los nombres de mes o año, en lugar de "Hoja1" a "Hoja3" que Excel utiliza de forma predeterminada, simplemente haga clic con el botón derecho en la pestaña y haga clic en Cambiar nombre, o haga doble clic en la ficha de la hoja de trabajo y comience a escribir en la pestaña. lengüeta.
Si tiene muchas hojas de trabajo, es muy fácil perder el rastro de la hoja de trabajo correcta. Para ayudar a encontrar la hoja de trabajo correcta, puede coordinar por color cada hoja, por lo que todas las hojas de ventas mensuales de 2012 podrían ser en tonos naranja, mientras que las hojas de 2011 podrían estar en tonos rojos..
Para cambiar el color de la pestaña, simplemente haga clic con el botón derecho en la hoja de trabajo de la que desea cambiar el color y seleccione la opción "Color de la pestaña" para cambiar los colores de la pestaña de la hoja de trabajo.
5 / Salte rápidamente a través de sus hojas de trabajo utilizando las teclas de acceso directo
Del mismo modo que puede utilizar ALT + TAB para omitir las ventanas de programa abiertas en su escritorio de Windows, puede hacer algo similar para omitir las hojas de trabajo en Excel.
Para mover una hoja de trabajo a la derecha presione
CTRL + PÁGINA ABAJO
Para mover una hoja de trabajo a la izquierda presione
CTRL + PAGE UP
6 / Mostrar fórmulas en lugar de resultados
Una sola pulsación de tecla le permite alternar entre la visualización normal de Excel, que muestra los resultados de las fórmulas en la hoja de cálculo, y un modo de visualización que muestra las fórmulas reales.
La pulsación de tecla es
Ctrl + '
(La clave de acento grave se encuentra en la parte superior izquierda del teclado junto a la tecla 1, en los EE. UU. Es la tecla Tilde); presiónelo una vez, y Excel muestra las fórmulas en lugar de los resultados. Púlsalo de nuevo, y los resultados vuelven a aparecer..
Alternativamente, puede lograr el mismo resultado seleccionando la opción para mostrar fórmulas.
Abra el menú Archivo, vaya a Opciones, luego Avanzado;
Desplácese hacia abajo hasta Mostrar opciones para esta hoja de trabajo
Marque la casilla junto a "Mostrar fórmulas en celdas en lugar de sus resultados calculados".
Desmarque la casilla si desea mostrar resultados nuevamente.
7 / Mantener los datos ocultos en las impresiones.
Cuando sea el momento de imprimir su hoja de cálculo de Excel, es posible que prefiera que no se imprima algo de información. Por ejemplo, puede tener alguna información confidencial (como los salarios de los empleados) en una columna.
Para evitar la impresión de filas o columnas específicas, simplemente ocúltelas antes de imprimir. Para ocultar filas, selecciónelas haciendo clic en la fila o columna (haga clic y arrastre para seleccionar un bloque de filas / columnas; mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic para seleccionar filas / columnas no adyacentes). Luego haga clic derecho en una de las filas / columnas del borde resaltadas y haga clic en Ocultar.
Cuando haya terminado de imprimir, puede mostrar rápidamente todas las filas o columnas seleccionando toda la hoja de trabajo (haga clic en el cuadro en la parte superior izquierda de los bordes de las filas y columnas). A continuación, haga clic con el botón derecho en el borde de una fila o columna y elija Mostrar..
8 / Sombra filas alternas
Para una lista larga, sombrear filas alternativas puede mejorar la legibilidad y es fácil de hacer con la función de Formato Condicional de Excel, que le permite aplicar sombreado de celda (verde o de otro tipo) a todas las demás filas en un rango de hoja de cálculo.
Resalte el rango de celdas o filas o columnas que desea formatear.
Elija Formato, Formato condicional para mostrar el cuadro de diálogo Formato condicional.
Seleccione Nueva regla y luego seleccione "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear" e ingrese
= MOD (ROW (), 2) = 0
en el "Formato de valores donde esta fórmula es verdadera". Haga clic en el botón Formato para que aparezca el cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione la pestaña Patrones y especifique un color para las filas sombreadas. Luego haga clic en Aceptar y las filas se formatearán en el color de su elección.
Probablemente querrá elegir un color claro, de modo que el texto negro predeterminado aún sea legible. O bien, puede hacer todo lo posible y cambiar el color del texto también (haga esto en la pestaña Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas).
9 / Preparando un formulario
La mayoría de las empresas tienen algunos formularios estándar, hojas de asistencia, formularios de gastos, etc. y la mayoría están configurados en Excel. Esta sugerencia le permite configurar un número de celdas de entrada de datos y le permite al usuario moverse rápidamente entre celdas de entrada simplemente presionando la tecla Tabulador.
La clave de esta sugerencia es bloquear todas las celdas de la hoja de cálculo, aparte de las celdas de entrada.
Seleccione todas las celdas de entrada en su hoja de trabajo. (Para seleccionar celdas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona las celdas).
Seleccione Formato de celdas para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Haga clic en la pestaña Protección y quite la marca de verificación de la casilla de verificación Bloqueado.
Haga clic en Aceptar.
Tenga en cuenta que todas las celdas están bloqueadas por defecto. Pero también recuerde que bloquear o desbloquear celdas no tiene efecto a menos que la hoja de trabajo esté protegida. Para proteger la hoja de trabajo, seleccione Herramientas, Protección, Proteger hoja.
Cuando la hoja está protegida, encontrará que al presionar la tecla Tab, el indicador de celda activa pasa a la siguiente celda desbloqueada..
10 / Agregar una lista desplegable
Los formularios estándar también tienden a tener respuestas estándar, como un día de la semana o un mes, por lo que un cuadro desplegable con selecciones precargadas sería útil.
Supongamos que tiene una celda de entrada en la que el usuario debe ingresar un día de la semana: lunes, martes, miércoles, etc..
Ingrese los elementos para su lista desplegable en una lista en la hoja de trabajo, un elemento por celda. En este ejemplo, asumiré que los nombres de los meses comienzan en la celda G1 y se extienden hasta G7, pero normalmente los colocaría fuera del área legible. En la terminología de Excel, un grupo rectangular de celdas (como G1 a G7) se llama rango.
Seleccione la celda que contendrá la lista desplegable. Si desea que más de una celda muestre la misma lista, simplemente selecciónelas todas ahora en lugar de configurarlas una por una. (Haga clic y arrastre para seleccionar un rango; mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic para seleccionar celdas no adyacentes).
Seleccione la celda donde desea la lista desplegable.
En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos
En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, ingrese una referencia a su lista en el cuadro Fuente, en este caso es (= $ G $ 1: $ G $ 7) o haga clic en el cuadro Fuente y luego seleccione su lista en el margen actual Hoja para rellenar la referencia automáticamente..
Asegúrese de que la casilla de verificación desplegable en la celda esté seleccionada.
Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla de verificación Ignorar en blanco.
Puede avanzar una etapa más y mostrar un mensaje de entrada cuando se hace clic en la celda.
Haga clic en la pestaña Alerta de error y asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar alerta de error después de ingresar datos no válidos esté seleccionada.
Seleccione una de las siguientes opciones para el cuadro Estilo:
Para mostrar un mensaje de información que no impida la entrada de datos no válidos, haga clic en Información.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no impida la entrada de datos no válidos, haga clic en Advertencia.
Para evitar la entrada de datos no válidos, haga clic en Detener.
Escriba el título y el texto del mensaje (hasta 225 caracteres).
Nota Si no ingresa un título o texto, el título predeterminado es "Microsoft Excel" y el mensaje: "El valor que ingresó no es válido. Un usuario tiene valores restringidos que pueden ingresarse en esta celda".
Después de realizar estos pasos, verá una flecha desplegable cada vez que alguna de las celdas desplegables que acaba de definir esté "activa" (es decir, seleccionada y en espera de entrada). Haga clic en la flecha y elija un mes de la lista. Si intenta escribir algo más en la celda, lo regañarán en la forma de un mensaje emergente.
Si desea proporcionar su propia redacción para las entradas no válidas, use la pestaña Alerta de error en el cuadro de diálogo Validación de datos e ingrese su propio texto en el campo 'Mensaje de error'.
Si su lista de elementos es relativamente pequeña, puede ingresar los elementos de la lista directamente en el campo Fuente. Solo separa cada elemento de la lista con una coma.