La gente de negocios a menudo siente que no hay suficiente tiempo en el día para hacer lo que necesitan o quieren hacer. El resultado es que pueden sentirse bajo presión a lo largo de su jornada laboral, verse obligados a trabajar hasta tarde en la noche y los fines de semana, y se irritan con las personas que les quitan el tiempo..

Las habilidades de gestión del tiempo son esenciales para que las personas sean más productivas en su día de trabajo, y si bien algunas de ellas se basan en la disciplina y las buenas prácticas, también hay herramientas y tecnologías disponibles para ayudar..

Crear una lista de tareas

En primer lugar, la dilación y el enfoque pueden ser un problema para algunas personas. Las listas de tareas pueden ser de gran ayuda aquí, y pueden ser tan simples o tan complicadas como usted quiera. Por ejemplo, puede agrupar actividades en temas, proyectos, fechas límite y diferentes categorías. Colocar la lista en un lugar prominente en la oficina o en casa puede ayudar a mantener estas cosas en mente, y también puede actuar como un estímulo visual para ver las cosas tachadas con el tiempo..

Sin embargo, hacer listas no siempre es suficiente, y los expertos en administración del tiempo dicen que uno de los errores más grandes que las personas cometen al usar las listas de tareas pendientes es que no establecen una fecha difícil para completar algo, o incluso para comenzar. La consecuencia es que simplemente se sienten abrumados por las listas de tareas pendientes..

Microsoft Outlook y otras suites de productividad tienen sus propias herramientas de creación de tareas, pero también hay una serie de aplicaciones populares basadas en la web que pueden ayudar a priorizar las tareas y asignarles niveles de finalización y fechas límite. Uno de estos es Remember the Milk, que es una herramienta en línea gratuita a la que se puede acceder a través de una computadora de escritorio, móvil o tableta, y que puede ayudar a administrar tareas y listas de tareas pendientes. Con herramientas como esta, puede configurarlo para enviar recordatorios por correo electrónico, SMS o mensajes instantáneos, y se puede acceder a la lista de tareas por teléfono y sincronizar las listas con Google Calendar.

Otro organizador de listas de tareas basado en la web eficaz es Toodledo, que funciona de manera similar. Esta herramienta es fácil de usar y proporciona varios criterios para clasificar tareas, como carpetas, subtareas, fechas de vencimiento, prioridades, etiquetas, contextos, objetivos, notas y estimaciones de tiempo. Otras herramientas basadas en la web incluyen Todoist, ccToDo y Task Freak.

Una cosa que vale la pena mencionar acerca de las listas de tareas pendientes es que es importante no solo mover una tarea en particular al día de mañana o el próximo mes, sino, en cambio, desglosar la lista y asignar cada tarea a una fecha en particular. De esa manera, puede ayudarse a sí mismo a completar, o al menos comenzar una tarea dentro de un período de tiempo alcanzable. Más importante aún, le ayuda a superar el problema de la dilación al hacer que la lista se vea menos formidable.

Planificación y programación

Cuando se combina con herramientas de calendario como Google Calendar o Microsoft Outlook, puede trabajar más eficazmente en sus tareas. Pero la clave es asegurarse de mirar a su planificador diariamente. Ya sea que utilice un planificador basado en papel o en PC, solo será efectivo si lo verifica y actualiza regularmente..

Además de saber cómo y cuándo comenzar una tarea, la administración efectiva del tiempo también consiste en saber cuándo y cómo detener una tarea en particular y pasar a otra..

Para algunas personas, esto significa saber cómo terminar una reunión o incluso una conversación de manera oportuna. Y con más y más formas de comunicarse, por ejemplo, mensajería instantánea, redes sociales, correo electrónico, conferencias de voz y video, y colaboración en línea, todas estas tecnologías pueden ser útiles, pero también pueden ser grandes ladrones de tiempo..

El software de programación, como Outlook, puede ayudar a ahorrar tiempo en su agenda para una variedad de actividades, no solo reuniones con personas. Por ejemplo, podría dedicar un tiempo para clasificar el papeleo, realizar tareas personales que se han acumulado con el tiempo, solucionar problemas relacionados con la computadora o leer una pila de revistas de la industria. Recuerda programar en algún tiempo de relajación también..

Al hacer esto, puede indicar a las personas que usan un diario compartido con usted, que está ocupado de otra manera y que no debe ser molestado, y también le recuerda que estas tareas son importantes, porque si no se realizan en la oficina Horas, las harás de noche o fin de semana..