Desde los 1s y 0s del primer intercambio de correos electrónicos a través de la Web, las personas han imaginado un futuro sin papel en el que los documentos en vivo en las computadoras y cada bandeja 'In' es virtual. Con las tabletas súper delgadas de hoy, las redes de almacenamiento en la nube y las aplicaciones móviles, el uso del papel es más viable que nunca..

Para convertir la idea de una oficina sin papel (o una oficina en casa) en una realidad, tendrá que familiarizarse con algunos de los kits y aplicaciones disponibles. También necesitará pasar algún tiempo trabajando en los procesos para el papeleo entrante y existente que necesita ser tratado..

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Convertir documentos

Si va a participar con el principio sin papel, entonces tiene que hacer algo acerca de las montañas de papeleo que ya tiene. Hay docenas de escáneres de superficie plana para elegir e incluso puede tener uno integrado en su impresora. Pero la Doxie Go (US $ 199, £ 169, alrededor de AU $ 218) también merece una visita. Este escáner portátil recargable puede trabajar con o sin una PC a mano, y hará un corto trabajo de revisar sus documentos.

El Doxie Go puede escanear documentos sin una computadora.

El software incluido con Doxie Go también es útil, ya que le permite juntar páginas, exportar archivos en PDF y cargar sus escaneos en un servicio de almacenamiento en la nube como Evernote o Dropbox..
Los modelos de la gama ScanSnap de Fujitsu cumplen un propósito similar y pueden manejar lotes más grandes de documentos a la vez si está preparado para pagar más dinero. Puede adquirir el modelo iX500 del año pasado por aproximadamente £ 370 (US $ 495, AU $ 524) en línea.

El iX500 de Fujitsu puede manejar varias hojas a la vez

El PDF ampliamente reconocido debe ser el formato de elección para sus documentos, especialmente si puede obtener el software OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) que puede catalogar el texto dentro de las páginas. Al catalogar y nombrar sus documentos a medida que entran, puede evitar que se produzcan más cuellos de botella en el futuro..

Gestión de documentos

En su viaje de la sobrecarga de documentos al nirvana sin papel, es importante que no solo cambie un desastre físico por uno digital. Es vital poder organizar y buscar en los documentos que creas, así que dedica un tiempo serio a desarrollar un sistema con el que estés satisfecho..

Evernote es capaz de manejar documentos e imágenes con aplomo

Evernote es el chico del cartel de la revolución sin papel, que le permite recopilar todo tipo de imágenes, documentos y enlaces en una biblioteca general de cuadernos digitales..

La belleza de Evernote radica en su flexibilidad abierta, lo que significa que puede usarla de muchas formas diferentes. Una cuenta básica es gratuita, pero si elige actualizar al plan premium por £ 3 al mes (US $ 5, AU $ 11), obtiene un modo fuera de línea, herramientas de colaboración y la posibilidad de buscar en documentos PDF y otros documentos..

Evernote incluye una función de etiquetado al igual que Gmail, por lo que puede configurar una serie de etiquetas para mantener su papeleo digital en orden. Por supuesto, no tiene que complicar demasiado las cosas si un conjunto simple de carpetas de Windows hace el trabajo, pero como siempre, asegúrese de tener copias de seguridad en su lugar si está destruyendo los originales..

La versión de escritorio de OneNote maneja archivos adjuntos y escaneos

OneNote, el rival de Evernote de Microsoft (£ 39.99, US $ 49.99, AU $ 59.99) funciona en líneas similares, aunque el soporte para adjuntar archivos solo está disponible en la versión de escritorio de la aplicación.

En el extremo de las pequeñas empresas del mercado, los sistemas de administración de documentos completos como PaperPort Professional (£ 99.99, US $ 199, AU $ 199.95) y FileCenter Pro (US $ 199.95, aproximadamente £ 121, AU $ 219) ofrecen funciones de base de datos más avanzadas con escaneo automático de texto y conversión.

Viendo documentos

La evolución del teléfono móvil en una computadora en miniatura significa que ya tiene una pantalla que siempre está con usted. Pero para ver documentos más grandes sobre la marcha, el último iPad Air (a partir de £ 399, US $ 499, AU $ 598) es difícil de superar. Apple ha hecho un trabajo impresionante para reducir el peso y aumentar la delgadez del iPad, y lo hemos descrito anteriormente como "lo más cercano a la perfección de la tableta que vas a obtener".

Sea cual sea la tableta o el teléfono móvil que tenga con usted, hay una gran cantidad de aplicaciones listas y listas para hacer que sus documentos estén disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar. Hay Dropbox, Google Drive, Box, iCloud, OneDrive y el mencionado Evernote para nombrar algunos.

Todas estas aplicaciones se basan en sistemas de almacenamiento en la nube, lo que significa que sus documentos no están guardados en un disco duro. Estos servicios sincronizan archivos entre dispositivos y computadoras mientras mantienen una copia de seguridad en la nube. También se pueden utilizar para compartir documentos a través de la web..

Todas las opciones de almacenamiento mencionadas tienen sus usos, pero Google Drive es la que se destaca en este momento. Obtiene 15 GB de espacio gratis, funciona en prácticamente cualquier plataforma y las herramientas de edición están integradas. Drive también obtiene puntos extra porque su aplicación Android puede escanear documentos a través de la cámara de su teléfono o tableta y convertirlos en archivos PDF con capacidad de búsqueda..

La aplicación Google Drive para Android puede escanear a PDF

Sea cual sea la configuración de su hogar u oficina, ahora debería tener una idea más clara de cómo puede reducir la cantidad de papel que está volando. Recomendamos elaborar un sistema adecuado antes de comenzar a comprar hardware y descargar aplicaciones. Calcule lo que necesita para catalogar, cómo necesita poder acceder a él y cómo organizarlo una vez que sea digital. Después de esto, puede elegir una combinación de hardware y software que se ajuste a.

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