Introducción

Establecer una pequeña empresa es bastante difícil sin los costos exorbitantes asociados con las licencias de software modernas. Configure una cantidad de asientos con software de precio completo y podría estar buscando facturas mensuales que se acerquen al salario de un empleado.

Ahora, no le recomendaríamos que comience a tomar atajos: un negocio creativo que intenta sobrevivir en Gimp e Inkscape en lugar de poner dinero en efectivo para Creative Cloud no va a seguir siendo un negocio creativo por mucho tiempo..

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Sin embargo, hay algunas funciones comerciales que puede entregar al software libre sin demasiada diferencia, y hay ciertas piezas de software gratuito que pueden hacer que su negocio sea más eficiente..

Hemos compilado este pase de diapositivas basado en diez funciones de negocio clave. Ya sea que sea un estudio de diseño o un instalador de gas, aquí hay un software para usted. Vamos a empezar!

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El mejor software de oficina: Google Docs / LibreOffice

Su elección de suite de oficina realmente depende de sus requisitos específicos, por lo que le recomendamos un par de paquetes aquí.

Si necesita compatibilidad con Microsoft Word y Excel, el sucesor de código abierto OpenOffice LibreOffice es probablemente su mejor opción, ya que es muy similar en términos de interfaz a los paquetes pagados. También incluye un paquete de presentación similar a PowerPoint, un paquete de dibujo perfecto para diagramas de flujo y su propio software de base de datos.

La colaboración documental es un requisito cada vez más importante. Ciertamente es posible con LibreOffice, pero nos inclinamos más hacia el mundo multiusuario de las aplicaciones web de Google, Docs and Sheets, para los elementos en los que los equipos podrían necesitar trabajar simultáneamente..

Los cambios son visibles a medida que ocurren, se pueden revertir e incluso hay chat en el documento para una colaboración compleja. Existen otras ventajas obvias de usar una aplicación web, entre las cuales se encuentra la compatibilidad multiplataforma con prácticamente ningún costo de TI. No es necesario realizar ninguna instalación ni preocuparse por las actualizaciones, solo salte en línea y estará conectado a sus documentos donde sea que esté.

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Mejor software de correo electrónico: Thunderbird

Mientras que Microsoft y Apple tienen sus propias opciones para administrar el correo electrónico de forma gratuita, ninguno de los dos tiene la sofisticación o las características avanzadas de Thunderbird, un paquete de correo electrónico muy trillado de Mozilla.

Ahora, puede elegir que todo el correo se administre en línea a través de servicios como Gmail, lo que sin duda es útil si tiene un equipo distribuido, no es propietario del hardware definido o necesita acceso frecuente a los buzones de forma remota. No hay nada que lo detenga: puede integrar los buzones de correo web con Thunderbird utilizando IMAP, y los cambios entre ellos se sincronizarán.

La gran ventaja de usar un programa de correo electrónico es la redundancia. Si un excavador pícaro atraviesa la fibra de su edificio, al menos no se quedará sin sus registros de correo electrónico, y seamos sinceros, a veces el correo electrónico es el único lugar donde se esconde una pieza de información empresarial. Thunderbird facilita la búsqueda y administración de sus mensajes, por lo que vale la pena instalarlo.

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Mejor software de gestión de proyectos: Trello

Estar al tanto de lo que se necesita hacer, quién lo está haciendo y lo que se está haciendo en un momento dado es el pilar central de una buena gestión de proyectos. Trello utiliza la técnica Kanban, creada originalmente como parte del proceso de fabricación ultra eficiente de Toyota justo a tiempo: piense en una pizarra cubierta de notas adhesivas y no estará muy lejos. Cree sus tareas y, a medida que los usuarios las muevan a las diferentes columnas, sabrá su estado y quién está a cargo..

Trello es igual de útil si lo usa por su cuenta, y como cada tarjeta de tareas, que es simple en la superficie, puede contener toda la información que necesita almacenar sobre cada tarea, es una excelente manera de mantener sus proyectos en orden. . La versión gratuita ofrece tableros y proyectos ilimitados, pero solo 10 MB de archivos adjuntos, esto no será un camino muy largo, pero para proyectos pequeños debería ser adecuado. Una adición valiosa a nuestras mejores herramientas de gestión de proyectos..

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El mejor software de comunicación del equipo: Slack

No se equivoque al respecto, conversar con los compañeros de trabajo en Slack es una de las mejores formas sancionadas que existen para posponer las cosas. Pero la herramienta de comunicación comercial en línea du jour no se trata solo de lanzar los últimos memes y fotos de gatos a la oficina, y hay una razón por la que muchas empresas confían en ella como la columna vertebral de su entorno de trabajo..

En primer lugar, es muy fácil de administrar: si está trabajando en un nuevo proyecto, puede crear un nuevo canal de chat en segundos e invitar a todos los involucrados a compartir actualizaciones de estado, ideas e incluso archivos relacionados..

Está totalmente integrado con el paquete de oficina de Google, por lo que puede adjuntar documentos relacionados a cada canal para facilitar el acceso, e incluso puede instalar bots en cada canal para realizar diversas funciones comerciales o conectarse con otros servicios. Y si está trabajando con un equipo geográficamente distinto, es una excelente manera de mantenerlos conectados con todas las bromas comerciales relevantes sin tener que recurrir al desorden del correo electrónico..

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Mejor software de contabilidad: Cuentas Adminsoft.

Cuida tu dinero y ... bueno, ya sabes el resto. Las cuentas de Adminsoft pueden ser un poco torpes de ver (de acuerdo, bastante torpes) y un poco difíciles de manejar, pero ofrece una gran cantidad de funciones que pueden administrar la mayoría de los aspectos de su negocio financiero. Hecho por un propietario de una pequeña empresa para otros propietarios de pequeñas empresas, es independiente de la moneda y perfecto para administrar una base de clientes en crecimiento.

Puede realizar un control total de las existencias, realizar pedidos de compra, lidiar con diversas funciones de recursos humanos, administrar su flujo de efectivo y presupuestos, básicamente todo lo importante. Sin embargo, lo dejamos aquí con una pequeña advertencia: es posible que tenga que trabajar un poco si luego desea exportar los datos de las cuentas de Adminsoft e importarlos en un paquete pagado como Sage 50, pero eso sería cierto para cualquier software de contabilidad. paquete que estabas usando.

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Mejor software de nómina: HMRC Basic PAYE Tools

Mientras ejecute una empresa realmente pequeña con menos de 10 empleados, hay una serie de paquetes que se ocuparán de pagarlos. Para el Reino Unido, nos inclinamos hacia el propio paquete de herramientas básicas PAYE de HMRC, que, aunque es tan básico como su nombre indica, ofrece todas las herramientas que necesitará para pagar los impuestos correspondientes a sus empleados..

También incluye calculadoras para el pago por enfermedad y maternidad, y emite consejos cuando se aproxima a fechas críticas de, digamos, gastos y beneficios. Lo único con lo que no se trata es con las pensiones del lugar de trabajo: deberá administrarlas antes de pagar sus sueldos a través de la nómina..

Los que están obligados a lidiar con el IRS son un poco menos afortunados: mientras que los impuestos de sus empleados son su responsabilidad, usted todavía deberá declarar sus impuestos comerciales y estatales, y no hay mucho en el software libre que lo ayude a administrarlo. Recomendamos un servicio como TaxAct: puede utilizar el software de forma gratuita y pagar solo cuando necesite archivar..

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Mejor software de facturación: Wave Invoicing.

Las facturas adecuadas son importantes. Si está exigiendo un pago, desea que se vea profesional, desea ser rápido y desea que sus beneficiarios reciban los fondos con la mayor facilidad posible. Wave realiza todas estas tareas dentro de una aplicación multiplataforma gratuita tan simple que incluso puedes emitir facturas desde tu teléfono.

Si lo desea, también puede usarlo para aceptar pagos con tarjeta de crédito: Wave hace su dinero al cobrar una pequeña tarifa por los pagos realizados y, en todos los demás aspectos, es gratis..

Puede usar plantillas de facturas para acelerar aún más las cosas, y Wave puede acosar automáticamente a quienes llegan tarde con su dinero para asegurarse de que saben que es hora de pagar. Cubre los impuestos sobre las ventas, le proporciona informes de "lectura" de las facturas que ha emitido, puede emitir presupuestos y presupuestos, así como facturas completas, y puede personalizar sus plantillas para que coincidan con su logotipo o combinación de colores. Es básicamente una tienda de facturación única..

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Mejor software de copia de seguridad: Duplicati

La copia de seguridad de sus datos es crucial para la seguridad de su negocio. Si alguna vez ha perdido un disco duro, sabrá lo catastrófico que puede ser. Para hacerlo bien, querrá seguir la regla de tres: debe tener tres copias de datos críticos almacenados en al menos dos lugares, al menos uno de los cuales debe estar fuera del sitio en caso de un desastre ambiental.

Duplicati es la opción perfecta: es gratis, de código abierto, cifra sus datos antes de realizar una copia de seguridad, y puede elegir que sus copias de seguridad vayan a una serie de ubicaciones. Eso podría significar una unidad local, un servidor de archivos que haya configurado usted mismo o incluso un servicio en la nube.

Puede realizar copias de seguridad incrementales, lo que significa que, después de la copia de seguridad inicial, solo necesita enviar una pequeña cantidad de datos cada vez que se ejecuta para mantener sus archivos actualizados. Sí, no es bonito, y puede requerir un poco de conocimiento técnico para ponerlo en marcha (y los objetivos de respaldo que hayas designado), pero una vez que esté funcionando, estarás a salvo..

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El mejor cortafuegos gratuito: IPFire

IPFire cubre varios roles comerciales críticos: es un firewall, un filtro de contenido y un registrador de actividades, entre otras cosas. Incluso puede usarlo como una puerta de enlace VPN para su empresa, permitiendo a los usuarios remotos iniciar sesión como si estuvieran en su oficina.

Está engañando el tema de esta lista, la verdad; Es un conjunto de programas y módulos contenidos en una instalación de Linux completamente personalizada. Esta falta de confianza en una distribución central significa que no esperará actualizaciones de Fedora, por ejemplo, para mantenerse al día con las últimas amenazas de seguridad..

IPFire debe instalarse en su propia máquina, idealmente ubicada entre su módem y el conmutador de red para interceptar el tráfico ilegal que entra y sale. También puede usarlo para administrar por separado las redes inalámbricas o crear una red adicional con controles más flexibles. Puede parecer intimidante, pero con una interfaz de navegador sencilla y buena documentación, incluso el administrador de sistemas más dócil debería poder manejarlo.

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Mejor antivirus para pymes: Comodo Internet Security

Estamos terminando esta galería con una opción de antivirus que normalmente no estaría en lo alto de nuestra lista, pero las realidades de los acuerdos de licencia nos han obligado un poco. Podría pensar que la instalación de algo como Avast, AVG o Avira en las máquinas de sus usuarios funcionaría y, técnicamente, estamos seguros de que estarían completamente protegidos.

Pero profundice en la letra pequeña y se dará cuenta de que sus versiones gratuitas en realidad no tienen licencia para el uso en pequeñas empresas, y no querrá que su negocio se convierta en agua caliente legal..

En su lugar, recurra a Comodo Internet Security, que tiene un acuerdo de licencia que establece específicamente que es válido para el uso de pequeñas empresas. Es un paquete excelente, sin complicaciones, válido tanto para dispositivos Windows como para Mac: existe la habitual molestia de actualización AV gratuita, y sin duda obtendrá más funciones y una mayor seguridad para su empresa si realiza el salto, pero sin efectivo la protección es totalmente adecuada.

  • Las mejores alternativas gratuitas de Microsoft Office 2017.
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