En esta era de Green IT y GDPR, muchas organizaciones se quedan sin papel y, para ayudar, hay una gran cantidad de sistemas de gestión de documentos (DMS) que no solo pueden reducir el desperdicio sino también optimizar los procesos de negocios..

Gastar tiempo y dinero en imprimir y almacenar documentos en papel se ve cada vez más como una mala idea. No solo existe el riesgo de que las copias físicas se pierdan y se dañen, sino que también es responsable de mantenerlas archivadas. Y pronto se acumularán en tu oficina.

Leer más: Logitech MX Craft

Al implementar el traslado de cosas a un sistema de gestión de documentos (DMS) en sus operaciones, liberará tiempo para dedicarlo a otras áreas vitales de su empresa. También es mucho más seguro saber que todos sus valiosos documentos y archivos se almacenan dentro de una pieza de software, en lugar de estar dispersos en una sala de almacenamiento..

Estos sistemas han existido durante algunos años, pero cada vez son más asequibles y avanzados. Aquí hay una selección de cinco de las mejores ofertas disponibles actualmente..

  • También hemos reunido los mejores servicios de videoconferencia.

Templafy simplifica el uso de varias suites de oficina para contenido de marca, pero puede ser caro

1. Templafy

Una solución de gestión de documentos todo en uno.

Plataformas: Web, escritorio, móvil | Recursos cubiertos: Gestión documental, edición, feedback, colaboración | Basado en la nube: Si | Integraciones: Oficina de MS | Prueba gratis: Sí

Interfaz fácil de usar. Aplicaciones móviles. No es barato.

Templafy es una de las mejores herramientas de administración de documentos que existen. El sistema apunta a integrar suites de oficina esenciales y soluciones utilizadas por las empresas a diario..

Si hay algo que puede ser frustrante, tener que crear documentos de marca utilizando un software diferente. Esto puede llevar mucho tiempo y fragmentarse, pero Templafy puede ayudar. Con él, puede crear un rango de archivos dentro del sistema y administrarlos desde una sola fuente.

El software es compatible con una variedad de dispositivos y utiliza la nube para permitirle acceder a todos sus documentos en computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes. También hay verificaciones automáticas de cumplimiento, y también puede dar comentarios a los empleados fácilmente. Todo esto no es barato, los precios comienzan desde € 299 (£ 270, $ 355) al mes..

  • Regístrese para Templafy aquí

M-Files puede administrar la mayoría de los documentos y ayudar a evitar la duplicación

2. Archivos M

Software de documentos que detecta duplicación.

Plataformas: Web, móvil | Recursos cubiertos: Gestión documental, edición, análisis de duplicación | Basado en la nube: Si | Integraciones: MS Office, Salesforce CRM | Prueba gratis: 30 días

Integraciones prácticas Aplicaciones móvilesPuede ser demasiado limitado

M-Files le proporciona un sistema para ayudar a administrar documentos (naturalmente), mejorar los flujos de trabajo internos y garantizar que la información importante se mantenga segura en todo momento..

Hay una única bóveda para una gran cantidad de archivos, y puede encontrarlos fácilmente por cliente, proyecto, fecha, estado u otros criterios..

El software apunta a evitar la duplicación: es bastante común terminar con dos copias del mismo informe, o posiblemente más. M-Files le avisará si un documento se ha guardado dos veces al analizar los nombres y los datos del proyecto. También obtiene excelentes integraciones, como Microsoft Office y Salesforce CRM.

  • Regístrese para M-Files aquí

MasterControl Document Control cuenta con la confianza de organismos reguladores de todo el mundo.

3. Control de documentos MasterControl

DMS enfocado al cumplimiento.

Plataformas: Escritorio, móvil | Recursos cubiertos: Gestión documental, colaboración, edición | Basado en la nube: Si | Integraciones: No | Prueba gratis: Gratis para descargar recursos.

Optimizado para dispositivos móviles. Compatible con los reguladores. Falta de integraciones.

Dentro de las grandes organizaciones, a menudo hay procesos y regulaciones implementados para garantizar que los documentos cumplan con las normas de la empresa. Pero cuando tienes un montón de archivos, puede ser difícil seguir tales reglas.

MasterControl, que es utilizado por algunos de los organismos reguladores más grandes del mundo, es un software de control de documentos que aborda regulaciones y estándares complejos en todo el mundo. Su objetivo es reducir el costo de cumplimiento y aumentar la eficiencia interna..

El sistema automatiza completamente el enrutamiento, entrega, escalado y aprobación de documentos vitales. También tiene un archivo centralizado y seguro donde puede almacenar y buscar archivos de negocios..

  • Regístrese para MasterControl Document Control aquí

XaitPorter ofrece flexibilidad y colaboración para documentos en una variedad de formatos

4. XaitPorter

La colaboración basada en la nube en su mejor momento.

Plataformas: Escritorio, móvil | Recursos cubiertos: Gestión documental, colaboración, edición | Basado en la nube: Si | Integraciones: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Prueba gratis: Demo solo disponible

Funciones de colaboración inteligente totalmente optimizadas en la nube Falta de administración de formularios

Si está buscando una solución en la nube para crear documentos, entonces definitivamente debería revisar XaitPorter.

Lo bueno de este sistema es que es extremadamente flexible. Puede colaborar y trabajar en documentos con colegas a la vez, y puede compartir fácilmente comentarios entre ellos. También administra todos los aspectos del flujo de trabajo, para que no tenga que preocuparse por el formato, la numeración y el diseño..

XaitPorter también tiene algunos trucos útiles en el frente de las integraciones. El software puede funcionar con Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office y Dynamics, SharePoint, OpenText y Dropbox. Y actualmente es utilizado por unas 45.000 empresas en todo el mundo..

  • Regístrese para XaitPorter aquí

Dokmee ofrece DMS en la nube, en el escritorio y en el móvil, pero es mejor que se encuentre con una suscripción para múltiples usuarios.

5. Dokmee

Software seguro para la gestión de documentos empresariales.

Plataformas: Escritorio, móvil | Recursos cubiertos: Gestión documental, almacenamiento | Basado en la nube: Si | Integraciones: Sólo con la versión Pro | Prueba gratis: 30 días

Características de automatización Enfoque en la seguridad Los productos de Beefier pueden ser costosos

Dokmee le da prioridad a la eficiencia y la seguridad, ofreciendo una serie de ofertas de administración de documentos que puede elegir. El Dokmee Desktop de nivel de entrada es solo para un solo usuario ($ 249, £ 190), pero incluye la mayoría de las funciones principales de índice y búsqueda, además de funciones de organización y uso compartido, y la mayoría de las funciones de edición también (excepto para el control de versiones).

Si desea aprovechar todas las funciones, incluidas las importantes capacidades de seguridad, entonces deberá rellenar Dokmee Professional, que también permite múltiples usuarios, y una gama de integraciones como los complementos de Microsoft Office (para Word , Excel y Outlook).

También hay una versión en la nube del DMS con buenas funciones, aunque deberá ponerse en contacto con el proveedor para conocer los precios de este paquete y del paquete Professional. Otra ventaja es una aplicación móvil gratuita que está disponible para dispositivos iOS, Android y Windows..

  • Regístrese para Dokmee Document Management aquí