Microsoft Office sigue siendo la opción predeterminada para el software de "productividad de oficina". La versión más reciente es Office 2013, el conjunto de programas es mejor conocido por sus componentes clave: Microsoft Word para producir documentos, Excel para hojas de cálculo y PowerPoint para presentaciones..

Pero tiene un costo, y para algunas empresas, la computación en la nube y el software de código abierto ofrecen mejores opciones, algunas veces de forma gratuita..

Las pequeñas empresas tienden a comprar Microsoft Office junto con una computadora, entre otras cosas porque esta suele ser la opción más barata. La versión básica de Office 2013 para pequeñas empresas, que también incluye Microsoft Outlook, el paquete de correo electrónico y calendario, agrega £ 159 (sin IVA, como con todos los precios mencionados aquí) al precio de una PC o computadora portátil Dell, aunque los descuentos son a veces disponible.

La computación en la nube, que significa simplemente usar Internet, en lugar de sus propias computadoras, para almacenar archivos y software, ofrece una alternativa. Puede proporcionar acceso desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, incluidas tabletas y teléfonos inteligentes, aunque el tamaño de la pantalla puede dificultar el acceso con este último. Y puede obtener todo lo que ofrece Microsoft Office, junto con algunos extras interesantes, de Google de forma gratuita a un nivel básico..

Opción de Gmail

Gmail de Google es bien conocido como un servicio de correo web gratuito, pero a través de Google Drive (anteriormente conocido como Google Docs), la empresa también ofrece equivalentes de Word, Excel y PowerPoint en un navegador web..

Estos tienen ventajas: los archivos están disponibles en cualquier lugar y pueden ser utilizados por varias personas en varios lugares simultáneamente, con usuarios capaces de ver lo que están haciendo sus colegas..

También existe la opción de enlazar en otros servicios de Google, como Fusion Tables, que genera mapas con punteros seleccionables a partir de hojas de cálculo; Analytics, que analiza el tráfico web; y su servicio de publicidad de pago AdWords. Todos estos pueden usar el mismo inicio de sesión, aunque algunos tienen poca integración con otros servicios de Google.

Sin embargo, hay importantes inconvenientes. Los componentes de Microsoft Office tienden a tener más funciones, por lo que es probable que los usuarios avanzados de hojas de cálculo tengan que atenerse a Excel. Además, muchos usuarios se han capacitado o se han acostumbrado a Microsoft, y existe un costo, al menos en el tiempo, en volver a capacitarlos para que utilicen una alternativa..

Sin embargo, si cuenta con personal de gran envergadura que solo necesita funciones básicas de software de oficina, los productos de Google pueden ser suficientes, especialmente porque la mayoría de las personas tienen una cuenta de Google que se puede configurar para darles acceso..

Elección de negocios

La firma los agrupa en una versión de mayor especificación llamada Google Apps for Business, que proporciona 25 GB de espacio en lugar de 10 GB en la versión gratuita. Le permite usar su propio nombre de dominio en lugar de gmail.com y una garantía de disponibilidad, que cuesta £ 3.30 al mes por usuario con un mes de prueba gratis.

Para aquellos que quieren seguir con Microsoft, la empresa ha respondido con Office 365, una versión de computación en la nube de su paquete de software que incluye Outlook, así como Word, Excel y PowerPoint. Los documentos se pueden guardar en línea en el servicio SkyDrive de Microsoft, que también pueden usarse en las versiones normales de Office 2013, y los archivos son compatibles con las versiones de escritorio de Microsoft Office 2007, 2010 y 2013.

El servicio básico para pequeñas empresas cuesta £ 3.90 al mes por usuario, o £ 39.60 al año, ejercitándose al mismo precio mensual de £ 3.30 que cobra Google. También tiene especificaciones similares, con 25 GB de espacio de almacenamiento, la capacidad de usar su propio nombre de dominio, soporte y garantía de disponibilidad, y un mes de prueba gratuito..

También hay una opción de £ 100 por usuario por año que proporciona el software en sus propias computadoras, así como otras características.

Otra opción, ya sea como alternativa o además de la computación en la nube, es el software de código abierto..

Apache OpenOffice es un paquete de productividad de oficina que se puede utilizar para cualquier propósito sin costo de descarga y licencia. Sus componentes, que incluyen Writer para el procesamiento de textos, la hoja de cálculo Calc y Impress para presentaciones (así como software de dibujo y base de datos), tienen un nivel de funcionalidad mucho más cercano a Microsoft Office que Google Apps, y funcionan como una única pieza de software. en lugar de un conjunto de conectados.

Apoyo

En términos de soporte, obtiene lo que paga con el software gratuito: hay muchos consejos en línea, pero no hay garantías. Pero OpenOffice ha existido durante 20 años y se usa ampliamente: desde que se lanzó su última versión, 3.4, en mayo de 2012, se ha descargado más de 44 millones de veces. Además, al igual que con la versión "normal" de Microsoft Office, funcionará sin conexión, mientras que la computación en la nube es tan buena y rápida como su conexión a Internet.

Un negocio inteligente, incluso uno con un presupuesto muy limitado, debe considerar mezclar y combinar. Microsoft, Google y OpenOffice pueden usar formatos de archivo abiertos que funcionan en diferentes tipos de software, por ejemplo, Google y OpenOffice pueden abrir los formatos .doc y .docx de Microsoft Word, aunque no asuma que los resultados siempre serán exactamente iguales cuando visto o impreso.

Si desea meterse la cabeza en la nube para el software de Office, mediante el uso de Google Apps u Office 365, siempre puede proporcionar al personal una versión gratuita de OpenOffice para que también puedan trabajar sin conexión..