Outlook de Microsoft ha continuado desarrollándose y ahora ofrece una gran variedad de funciones, pero la mayoría de los usuarios de negocios todavía usan la aplicación para correo electrónico y quizás para realizar un seguimiento de su calendario. Si su empresa realiza muchas tareas de programación de proyectos, o si necesita administrar mejor su tiempo, Outlook puede convertirse en un compañero esencial.

Hay 86,400 segundos en cada día. Aprovechar al máximo cada uno de ellos en su negocio es donde Outlook puede ser muy útil, pero también necesita desarrollar un nuevo enfoque para administrar su tiempo y los proyectos, y el correo electrónico puede ser una gran pérdida de tiempo..

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Utilice la regla de dos minutos para el correo electrónico

Intente establecer una o dos horas fijas en el día para revisar su correo electrónico, y desactive las alertas de escritorio que emiten pings cada vez que llegue un nuevo mensaje. Esto le permitirá concentrarse más en cualquier proyecto en el que esté trabajando y cuándo. Revisa tu correo electrónico, prueba y sé lo más crítico posible..

Use la regla de los dos minutos: si puede manejar el correo electrónico en dos minutos, hágalo. Pero si necesita más tiempo, mueva el mensaje a su carpeta pendiente para pasar a la acción más adelante. Esto minimizará las interrupciones en su jornada laboral y mejorará en gran medida su tiempo y la gestión de proyectos, pero recuerde programar tiempo en alguna parte del día para tratar su carpeta pendiente,

Parte de ser más eficiente con su tiempo es hacer un seguimiento preciso de esto. Los expertos consideran que se necesita un descanso cada 45 minutos aproximadamente para mantenerse enfocado. Si tiene problemas para rastrear el tiempo, intente Toggl para que le permita hacer un seguimiento preciso de la hora durante su jornada laboral, o si está fuera de casa, hay una gran cantidad de aplicaciones móviles, como Expensify

Usando Outlook para el tiempo y la gestión de proyectos

Outlook tiene una serie de características que se pueden usar para la administración del tiempo y del proyecto.

Una de las características más útiles es las tareas y listas de tareas que se pueden crear fácilmente. Como se mencionó anteriormente, si tiene un correo electrónico que requiere alguna acción, puede usar esto para crear una nueva tarea. Las listas de tareas también aparecen de forma predeterminada y también puede crear una tarea en la lista de tareas diarias y hacer que aparezca en su calendario para facilitar el seguimiento y ver alertas de puntos específicos en el tiempo..

Outlook 2010 también tiene la capacidad de compartir su calendario con cualquier otra persona que ejecute la aplicación. Si su empresa tiene un número de personas trabajando en un proyecto, esta puede ser una característica muy útil. El intercambio se puede lograr a través del correo electrónico, utilizando el servidor de Microsoft Exchange si su empresa lo ejecuta, o en línea a través de Office 365.

También puede configurar reglas que se aplicarán automáticamente a un correo electrónico cuando llegue. Para la gestión de proyectos, esto puede ser útil para asegurar que todos los mensajes entrantes se agrupen automáticamente y se asocien con el proyecto al que están vinculados..

Y los usuarios de Office Professional también tienen Business Contact Manager disponible para ellos. Esta es una poderosa aplicación de administración de contactos que está dirigida al servicio de atención al cliente, pero es ideal para administrar contactos dentro de cualquier proyecto dado. La función de consolidación es particularmente útil en la gestión de proyectos, ya que combina correos electrónicos, información de contacto y citas que también pueden sincronizarse con Outlook y SharePoint..

Otra característica útil en Outlook 2010 que se puede usar de manera efectiva para la planificación de proyectos es el diario. Al usar el diario, puede registrar automáticamente las acciones que se relacionan con contactos específicos, que luego se colocan en una línea de tiempo. Además, también se puede realizar un seguimiento de otros elementos, incluidos documentos de Word y libros de Excel. Para acceder fácilmente a la revista, puede agregar esto a su panel de navegación usando las funciones de los botones de configuración.

Además, cualquier persona que se suscriba a las técnicas de administración del tiempo desarrolladas por David Allen y que también use Outlook 2010 puede instalar varios complementos que les permiten configurar fácilmente el enfoque de "hacer las cosas" de Allen para la administración de la información..

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Expandiendo Outlook con plug-ins

Como Outlook es un cliente de correo electrónico estándar, han aparecido muchos complementos de terceros que expanden las capacidades de la aplicación como una plataforma de gestión de proyectos y tiempo. Algunos de los complementos que su empresa podría usar para mejorar Outlook incluyen:

  • Falta la gestión de proyectos de enlace
  • InLoox
  • PlanPlus
  • Mi vida organizada
  • Tiempo de rescate
  • Intervalos
  • Resolviendo las cosas
  • InLook Time Management

La cantidad de sofisticación que necesita en el proyecto o el complemento de gestión de tiempo debe considerarse cuidadosamente. Después de todo, no desea agregar complejidad a Outlook que, en sí misma, toma demasiado tiempo configurar y mantener.

Descargue e instale las versiones de prueba de las aplicaciones que parecen ofrecer el mejor equilibrio de funciones antes de comprometerse con un programa específico. Y no olvide consultar con las otras personas en su organización que también necesitarán usar la aplicación. Sus necesidades deben formar parte de su decisión de compra..

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