El hecho de poder imprimir de manera confiable y eficiente a menudo se da por sentado en los negocios hoy en día, sin embargo, muchas empresas no aprovechan al máximo sus impresoras y a menudo pagan más de lo que deberían por sus impresiones..

Hay muchas razones por las que las empresas no obtienen valor por el dinero de la impresión, entre ellas; no entender el flujo de trabajo de los documentos, la elección de la impresora de red y no comprender el complejo proceso de administración de documentos que podría incluir varios dispositivos, desde plataformas de comunicaciones móviles como tabletas, clientes de escritorio e incluso aplicaciones basadas en la nube.

Para garantizar que la capacidad de impresión de su empresa esté optimizada, debe considerar detenidamente cómo se ajusta la impresión a su flujo de trabajo de administración de documentos y cómo funciona la impresión dentro de la red de su empresa y luego personalizar su red para las necesidades específicas de su empresa..

Al especificar un nuevo equipo de impresión para una red, hay una serie de factores que deben tenerse en cuenta:

  • El rendimiento diario de la impresora debe evaluarse cuidadosamente. En un entorno de red, las impresoras nacionales no serán lo suficientemente robustas.
  • ¿El rendimiento de la impresora se ajusta a las necesidades de sus usuarios? Una auditoría de los requisitos de impresión en su empresa puede revelar algunas estadísticas sorprendentes.
  • ¿Se requiere capacidad de color? Si es así, ¿a qué nivel de calidad? La foto y el color en general no son lo mismo..
  • ¿Cuál es la esperanza de vida de la impresora? ¿Cuáles son los costos por consumibles? ¿Cuáles son los costos de funcionamiento de la impresora? Mire el costo total de propiedad antes de comprar.
  • ¿Debe su negocio arrendar o comprar directamente las impresoras que necesita? Si está arrendando, analice detenidamente los contratos de mantenimiento, que deben respaldarse con un acuerdo detallado de nivel de servicio..

Estos son los componentes básicos que formarán la decisión de compra de su empresa. Sin embargo, como sus impresoras se utilizarán en una red, hay una serie de otras consideraciones para hacer.

Adaptar las velocidades de red a sus necesidades de impresión

El rendimiento de las impresoras en su red puede verse considerablemente afectado por varios factores: El procesador que usa la impresora. La cantidad de memoria interna que tiene integrada y el tipo de conexiones de red que tiene disponibles. También es importante tener en cuenta la velocidad del sistema Ethernet existente de su empresa y relacionarlo con la impresora conectada a él..

Si intenta y envía datos a través de una red Ethernet de 100 Mbps, pero la impresora no puede aceptar datos a esta velocidad, es probable que se produzcan cuellos de botella dramáticos, lo que ralentizará toda su red. Y si su negocio está a punto de actualizar su LAN, no olvide tener en cuenta las impresoras que tiene o planea adjuntar a esta.

Administrar las cargas de impresión que se mueven sobre la red de su empresa también es importante para hacerlo bien. Los sistemas de administración de impresión en su lugar deben ser lo suficientemente inteligentes como para poder mover trabajos de impresión más pequeños a otras impresoras si una impresora preferida está completando un trabajo grande, ya que esto evitará la puesta en cola. De la misma manera, las impresoras con capacidades específicas, como formatos de papel más grandes, deben ser fáciles de elegir por el usuario o enrutadas automáticamente por el software de administración de impresión.

Además, las impresoras de red también deben tener su rendimiento monitoreado. Esto no solo sirve para rastrear los intervalos de mantenimiento de la impresora, sino también para que los costos puedan ser rastreados con precisión. Las impresoras en red deben poder sondear sus datos impresos, que se pueden recopilar y analizar como parte de la gestión de costos de su negocio. En muchos casos, la administración de impresoras puede ser parte de la aplicación CAFM (Administración asistida por computadora) que su empresa ya puede tener en uso.

Las soluciones de administración de impresión independientes también están disponibles e incluyen:

  • PaperCut NG
  • HP Web Jetadmin
  • Tricerat ScrewDrivers
  • Gerente de servicios de Xerox

La ubicación de la impresora también debe ser considerada, un área de impresión central con grandes impresoras de red es conveniente para el mantenimiento y reducirá los costos, sin embargo, también será un inconveniente para algunos usuarios. Además, los administradores de red deben mantenerse informados, ya que el personal cambia de ubicación dentro de su empresa y como usuarios. Si no lo están, un usuario puede iniciar un trabajo de impresión, pero los resultados del trabajo en una impresora que solía estar cerca de su escritorio anterior, que podría estar en una parte completamente diferente de las instalaciones de su negocio

Otro aspecto importante de la ubicación de la impresora es el entorno físico en el que se utilizará. Los ambientes de oficina con temperatura ambiente normal son adecuados para la impresión más general. Pero si su empresa tiene áreas de temperaturas extremas, observe detenidamente las tolerancias operativas de las impresoras que tiene en su lista restringida.

Seguridad de la impresora

Las empresas también deben prestar mucha atención a cómo se pueden usar los dispositivos inalámbricos con las impresoras en sus redes. La popularidad de BYOD (Trae tu propio dispositivo) en el lugar de trabajo ha hecho que los dispositivos móviles puedan comunicarse con nuevas generaciones de impresoras de forma inalámbrica.

Uno de los principales problemas con la impresión en red en el pasado es la falta de seguridad. A menudo pasados ​​por alto, los piratas informáticos han utilizado las impresoras para acceder a las redes empresariales. La impresión inalámbrica parece agravar la situación. Sin embargo, todos los principales fabricantes de impresoras están considerando este problema..

HP, por ejemplo, ya ha anunciado su Impresión directa inalámbrica que permite que un dispositivo realice una conexión directa con la impresora. Desde una perspectiva de seguridad, el dispositivo móvil nunca se conecta a la red más amplia de su empresa y no necesita una contraseña, lo que debería garantizar que la conexión de la impresora permanezca segura.

Y si su empresa imprime materiales altamente confidenciales, es posible utilizar la impresión de red segura que requiere que se ingrese un número de PIN antes de que el trabajo se envíe a la impresora. Todos los principales fabricantes de impresoras tienen modelos en su rango con esta capacidad, además, estas impresoras también suelen tener bandejas de papel con llave si su empresa imprime en papeles especiales.