La investigación realizada por AIM (Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen) reveló que el 77% de las facturas que se reciben a medida que se imprimen los archivos PDF, con el 20% de las organizaciones escanean la mitad o más de su correo entrante.

Mover documentos originales en papel a formatos digitales para archivar también es importante en la comunidad empresarial, al igual que la capacidad de capturar y compartir información que puede estar impresa..

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Como la oficina sin papel no se ha materializado, las empresas deben asegurarse de que pueden gestionar sus necesidades de impresión con una reproducción digital avanzada, para ofrecer un flujo de trabajo eficiente. Como dice The Myth of the Paperless Office: "No nos dirigimos hacia oficinas que usan menos papel, sino más bien hacia oficinas que tienen menos papel".

Para habilitar esta combinación de papel y digital, el MFD (Dispositivo multifuncional) se ha vuelto indispensable.

El desarrollo de MFDs ha movido la tecnología a pasos agigantados para entregar un dispositivo que puede convertirse en un servicio central alrededor del cual una oficina puede orbitar. Con la capacidad de impresión y escaneo ahora disponible a través de redes inalámbricas, los dispositivos multifuncionales ofrecen resultados de alta calidad dentro de factores de forma que han continuado reduciendo su tamaño y precio..

Según Andrew Hall, gerente de marketing de Oki Systems (Reino Unido): "Elija un modelo que pueda escanear ambos lados de un documento de doble cara. Un dispositivo multifunción debería ahorrar espacio, aumentar la eficiencia del negocio y ahorrar energía, pero también controlar el modo de espera de ahorro de energía es menos de dos vatios, ya que el dispositivo pasará largos períodos de sueño ".

Dan Wogan, Gerente de negocios de impresión de Micro-P también comentó: "Las últimas gamas de dispositivos multifunción de inyección de tinta para empresas ofrecen todas las características y conectividad de sus contrapartes láser. La calidad de impresión y la longevidad con tintas pigmentadas han agregado la durabilidad y la velocidad para una verdadera utilidad empresarial.

"Los últimos desarrollos en este campo son la introducción de cabezales de impresión fijos de ancho de página completo en máquinas de oficina de Brother y HP, lo que permite un cambio gradual en la velocidad de impresión y una mayor durabilidad de las piezas que no se mueven." re hablando 70-100 páginas por minuto posible ahora ".

La combinación de impresión, escaneo, copia y fax también significa más comunicación e integración en toda la empresa.

Con las redes inalámbricas de alta capacidad cada vez más comunes, los dispositivos multifuncionales utilizan cada vez más la nube como medio de comunicación. De hecho, el nuevo C2665dnf MFD de Dell ofrece una huella pequeña y NFC (Near Field Communication), que imprime a través de lo que la compañía llama "Tap and Print", que conecta dispositivos móviles a un centro de documentos basado en la nube que ofrece aún más flexibilidad a los usuarios de el MFD.

"Una de las mayores tendencias que vemos en el mercado de dispositivos multifuncionales es el movimiento hacia la conectividad", dijo Anil Jagpal, Director de Marketing Europeo de Canon Europa. "Los clientes exigen cada vez más tecnología de oficina para administrar sus documentos de papel a digital y viceversa, a través de una variedad de dispositivos móviles y conectados a la web..

"Los dispositivos multifuncionales, por lo tanto, deben proporcionar funciones de conectividad esenciales como Wi-Fi, Apple AirPrint, Google Cloud Print o una aplicación de impresión móvil dedicada. Estas características pueden crear un entorno de trabajo más flexible y productivo y garantizar una impresión fácil en entornos de oficinas pequeñas. grupos de trabajo ocupados ".

Un área que a menudo se pasa por alto es la seguridad de los dispositivos multifunción que se pueden usar para escanear, copiar y enviar por fax documentos altamente confidenciales.

Aquí, el uso del MFD debe estar cubierto dentro de las políticas de seguridad más amplias del negocio. Los dispositivos multifunción se pueden proteger de varias formas, incluido el uso de números PIN para acceder a la máquina. Si la máquina está disponible en una red, debe usarse una dirección IP estática para el MFD, con la máquina con acceso limitado detrás del firewall de la compañía. El uso de dispositivos de memoria USB también puede restringirse para reducir la probabilidad de pérdida o robo de datos confidenciales.

Lista de verificación

Para asegurarse de que su MFD satisface las necesidades de su negocio, siga esta lista de verificación:

1. ¿Puede la máquina que su empresa está considerando manejar la capacidad necesaria??

Los dispositivos multifuncionales vienen en todas las formas y tamaños. Muchos están dirigidos al mercado interno. Mire detenidamente la capacidad indicada y haga coincidir esto con la carga de trabajo de su empresa.

2. ¿Qué tan importante es la calidad de escaneo e impresión??

Muchos de los últimos dispositivos multifuncionales con tecnología de impresión que hasta hace poco tiempo solo se encontraban en las impresoras láser de gama alta. Mire las muestras de impresión y salida escaneada antes de hacer su elección.

3. ¿Es necesaria la capacidad de fax??

El fax está lejos de ser un medio de comunicación muerto, con muchas empresas grandes que aún lo necesitan. Mire la capacidad de fax del MFD, que en la actualidad es probable que use la nube, así como el marcado directo a otra máquina de fax..

4. ¿Su empresa necesitará gestionar información sensible??

El acceso a las funciones de un MFD se debe controlar con números de PIN o contraseñas. Además, asegúrese de que el MFD solo imprima las copias necesarias para garantizar la seguridad de los datos. Y piense si el puerto USB debería estar deshabilitado.

5. ¿Su negocio requiere impresión remota??

Con el aumento de BYOD (Traiga su propio dispositivo), la impresión desde dispositivos móviles es rápida y eficiente. Mire detenidamente las aplicaciones que utilizarán el MFD para garantizar que se conecten de forma segura.

Un MFD puede ser un activo rentable en el que una empresa puede desarrollar su flujo de trabajo. Ahora que los dispositivos multifuncionales vienen con varias configuraciones, es fundamental evaluar las necesidades de su empresa y hacerlas coincidir con el dispositivo multifunción adecuado..

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