Introducido en Mac OS X 10.2 como un administrador de contactos muy necesario, la Libreta de direcciones y la información que contiene, ahora impregna gran parte de Mac OS X. Abra un mensaje nuevo en Mail, por ejemplo (vaya a Expediente > Nuevo mensaje o usa el atajo de teclado

Cmd + [N]

), y allí, en la barra de herramientas, está el icono de la libreta de direcciones.

Haga clic en él y tendrá acceso a las direcciones de correo electrónico de todos sus contactos, incluidos aquellos que no aparecen automáticamente en el campo Para. Una de las características más olvidadas de la Agenda es su capacidad para imprimir etiquetas de correo en las hojas Avery A4 estándar que puede comprar en la mayoría de las tiendas de papelería..

Sin embargo, obtener la información en la libreta de direcciones es un arte en sí mismo. Por ejemplo, un cliente que había cambiado de Windows tenía casi 1000 contactos en su base de datos de Access 2007. Ella imprimía etiquetas de correo desde su PC utilizando el asistente dedicado de la aplicación, por lo que una de las primeras tareas a realizar fue transferir toda esa información a su Mac.

Si desea hacerlo usted mismo, comience por elegir Expediente > Exportar en Access (o FileMaker) y exporte sus tablas como una variable separada por comas (.csv) archivo o como datos delimitados por tabuladores (.lengüeta).

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Importando tus datos

Hasta ahora, tan sencillo. Es cuando llega a importar los datos a la libreta de direcciones que tiene que mantener su inteligencia acerca de usted: primero, en la libreta de direcciones, vaya a Expediente > Importar > Archivo de texto…

A continuación, navegue hasta su archivo CSV o archivo delimitado por tabulaciones y haga clic en Abierto para iniciar el cuadro de diálogo Importar archivo de texto. Cuando se abra, la parte izquierda del panel de diálogo tendrá dos columnas: la de la derecha contiene los datos que ha exportado de su base de datos, mientras que la columna de la izquierda es para que elija el campo de la libreta de direcciones que cada parte de la información traducir a.

Por el momento, sin embargo, dirá 'No importar'. A menos que su primer registro de base de datos sea un dummy, que contenga solo encabezados de datos genéricos ('Nombre', 'apellido', etc.), deberá eliminar la marca de la casilla "Ignorar la primera tarjeta", de lo contrario perderá tu primer contacto.

Luego, a medida que avanza, la mitad derecha de la ventana de diálogo cambiará para mostrarle cómo se verá la tarjeta completada. Es una buena idea hacer una lista del número total de campos que deben tener sus tarjetas de la libreta de direcciones. Si solo trabaja en un contacto, es posible que pierda información esencial (por ejemplo, el número de teléfono móvil) y deje ese campo fuera para todos los contactos..

Usa las flechas en la parte inferior del cuadro de diálogo para revisar tus contactos, para asegurarte de que tienes todo. Si está satisfecho, haga clic en Aceptar y sus datos se importarán a la Libreta de direcciones. Todavía es una buena idea revisar algunas tarjetas: si tiene problemas, vaya a Editar > Deshacer Importar antes de empezar de nuevo.

Ahora puede ordenar sus contactos, por ejemplo, los que tienen direcciones de correo electrónico y los que no. Para crear un grupo de todos los contactos que tienen direcciones de correo electrónico: elija Expediente > Nuevo Grupo Inteligente ... , entonces Email desde la primera ventana emergente, y se establece desde la segunda. Para aquellos contactos sin correo electrónico, repita este proceso, pero elija no está configurado para el estado del correo electrónico. A continuación, puede enviar un correo electrónico de grupo al primero e imprimir etiquetas para el segundo..