En cualquier negocio en el que se encuentre, es probable que en algún lugar de su organización haya una persona o equipo responsable de la gestión de proyectos..

Si están manejando múltiples proyectos, haciendo malabarismos con la agrupación de proyectos, supervisando los flujos de trabajo y asignando tareas, su trabajo se convierte más en la planificación de recursos. Eso significa que necesitan un control firme sobre quién está haciendo qué, dónde y cuándo, y deben determinar si todos los recursos se están utilizando de la manera más inteligente.

Pueden usar una variedad de herramientas para ayudar a organizar los recursos a su disposición, que pueden ser personas, equipo, maquinaria o espacio de oficina. Algunas personas programan recursos utilizando hojas de cálculo de Excel y una variedad de otras herramientas no sofisticadas, como calendarios, pizarras y blocs de notas. Ya sea que se tomen estas decisiones debido a la economía, o la falta de conocimiento de una mejor alternativa, su falta de uso del software especializado de planificación de recursos probablemente les esté costando tiempo, dinero y el respeto de los jugadores del equipo y la alta gerencia..

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Cómo las hojas de cálculo agotan el tiempo.

Cuando se usan hojas de cálculo, es un proceso laborioso crear manualmente configuraciones, duplicar datos y calcular el tiempo de utilización de los recursos. Las hojas de cálculo también odian el cambio: si alguna vez ha pasado por el proceso de combinación y desinstalación de celdas para adaptar un plan de recursos en Excel, será sumamente consciente de sus limitaciones y capacidad para agotar las horas de su día..

Como herramienta colaborativa, las hojas de cálculo tienen un mal desempeño. Es muy difícil coordinar las entradas de varias personas en la misma hoja de cálculo. Una vez que se ha enviado por correo electrónico al equipo, nadie sabe qué cambios están haciendo los demás o cuál es la última versión "definitiva" para trabajar. Esto puede llevar a cabo el proceso de planificación y crear trabajo adicional para que alguien resuelva las modificaciones conflictivas..

No hay escasez de datos, pero ¿qué significa??

Excel puede generar enormes cantidades de información. Esto es genial para aquellos que están familiarizados con el software, pero puede ser un campo minado para aquellos que no saben cómo aprovechar al máximo sus capacidades analíticas. Sin una capacitación adecuada, la gran cantidad de datos representados puede ser difícil de analizar para producir perspectivas significativas. La información poco clara o engañosa que se deriva de un análisis y reporte de datos deficientes puede llevar a decisiones empresariales débiles, que mueven a las empresas en la dirección incorrecta..

No hay mirando atras

Aferrarse a los datos históricos puede ser un problema con las hojas de cálculo de Excel, mientras que el software de planificación de recursos especialmente diseñado a menudo está bien equipado para proporcionar detalles sobre cómo se ha desarrollado y cambiado un plan, trazando momentos clave en la línea de tiempo de un proyecto.

Algunos pueden argumentar que ser retrospectivo no es útil en los negocios: ¿por qué mirar hacia atrás cuando debería avanzar en todo momento? Sin embargo, los gerentes de proyecto con los que nos reunimos generalmente comparten la opinión de que poder ver lo que sucedió en el pasado, lo que funcionó y lo que no, es clave para el proceso de aprendizaje y ayuda a garantizar un mayor éxito del proyecto en el futuro. Las tendencias de detección y las dificultades comunes los ayudan a reflexionar y tomar decisiones informadas que ayudan a que su negocio prospere.

La ilusión del ahorro de costes.

Muchos líderes empresariales se resisten a la idea de gastar dinero en software especializado para la planificación de recursos, y prefieren utilizar Excel, lo que perciben como gratuito, ya que es algo que ya tienen. Sin embargo, en realidad, las hojas de cálculo de Excel no son la herramienta adecuada para el trabajo de planificación de recursos, ni son una opción gratuita. Las tarifas de licencia se deben pagar por cada máquina en la que se ejecute el software, y habrá costos adicionales para las actualizaciones y el mantenimiento.

Obtener respeto por una mejor planificación

La falla de las hojas de cálculo para permitir la colaboración en tiempo real puede conducir a costosas interrupciones en la comunicación. Además, no están bien adaptados al proceso de seguimiento de la utilización de recursos y las cargas de trabajo. Como resultado, los líderes del proyecto pueden tomar decisiones mal informadas que conducen a miembros del equipo que no tienen suficientes desafíos o que tienen un exceso de trabajo.

Ya sea que los empleados estén aburridos o al borde del agotamiento, los problemas surgen al no lograr una carga de trabajo equilibrada. Cuando los talentos de un empleado no se nutren, puede causar resentimiento. En el lado opuesto, si se sienten bajo demasiada presión, pueden soltar algunas pelotas y no cumplir con los plazos. Cuando esto sucede, pueden convertirse en el chivo expiatorio del fracaso del proyecto, lo que es malo para su salud y autoestima..

Para una cultura de equipo feliz y positiva, es importante utilizar un software que genere claridad de la visión general y de las responsabilidades de los individuos. Con transparencia sobre quién es responsable de qué, sus hitos, plazos y dependencias de tareas, tanto el equipo como la alta gerencia se sentirán seguros de que los proyectos van por buen camino..

Ditch Excel para ser efectivo y eficiente.

Claramente, la planificación de recursos de gestión de proyectos se logra mejor con una herramienta que ha sido diseñada específicamente para este propósito. Software que facilita el trabajo en equipo productivo y se puede adaptar a medida que el plan cambie. Hay muchas plataformas de planificación de recursos disponibles, por lo que es importante comparar sus características y, idealmente, un software de prueba gratuito para encontrar la combinación adecuada para su negocio..

Algunas características a tener en cuenta para lograr una planificación de recursos más efectiva incluyen: la capacidad de ver actualizaciones en tiempo real, programación de arrastrar y soltar, visualización e informes de datos fáciles, vistas personalizadas para ver el panorama general y el detalle, personalizadas esquemas de color, hitos y dependencias de tareas, seguimiento de utilización de recursos y sincronización de calendario de Google.

El impacto de elegir la herramienta adecuada para el trabajo puede ser enorme. Un mejor liderazgo y una mejor comunicación y trabajo en equipo harán que sea mucho más fácil completar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Permitir que los gerentes muevan los recursos rápidamente, e identificar problemas antes de que causen problemas significativos, crea una mayor eficiencia.

Dentro de un clima económico global turbulento, las empresas deben buscar métodos inteligentes para fomentar la claridad y una visión compartida entre todos los empleados. Como herramienta para la planificación de recursos y la gestión de la cartera de proyectos, Excel puede haber tenido su día..

Ivar Veenpere, cofundador de Ganttic

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