A medida que se desarrolló la tecnología, la videoconferencia pasó de un costoso servicio instalado, disponible solo para organizaciones muy grandes, a una plataforma que es práctica para cualquier tamaño de empresa..

El ahorro de costos suele ser el factor clave detrás del mayor uso de los sistemas de videoconferencia, con la promesa de eliminar la necesidad de viajar para las reuniones cara a cara. Por ejemplo, Cisco ha informado que redujo su presupuesto de viajes de $ 740 millones a $ 240 millones mediante el uso de la tecnología..

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Las empresas se están dando cuenta de que ahora es posible reemplazar algunos viajes de negocios de rutina con videoconferencias, pero ofrece más que eso. Un número creciente de operaciones ahora son operadas por equipos remotos y, a medida que las compañías se fragmentan cada vez más en grandes distancias, se han dado cuenta de que las teleconferencias pueden respaldar la integración de equipos y oficinas..

Los sistemas de videoconferencia y telepresencia a menudo se usan indistintamente, aunque son bastante diferentes y tienen sus propias aplicaciones específicas. El primero es familiar para cualquier empresa que utiliza Skype, por ejemplo, para hacer videollamadas..

La telepresencia proporciona una mayor fidelidad visual y sonora, y ofrece una experiencia más envolvente y costosa, generalmente dirigida a grandes empresas. Un buen ejemplo aquí son los sistemas disponibles de Cisco..

Con una serie de plataformas disponibles para cada presupuesto, nunca ha habido un mejor momento para equipar un negocio con instalaciones de videoconferencia. Además, a medida que la tecnología pasa a las plataformas móviles, las empresas ahora pueden aprovechar las ventajas que esto puede aportar a sus organizaciones..

Acércate con cuidado

Como concluye un informe sobre el tema de Frost & Sullivan, la implementación de videoconferencias móviles debe abordarse con cuidado.

"Las empresas que desean aprovechar esta nueva forma de trabajar deberían ofrecer a sus empleados una solución de videoconferencia móvil que funcione en cualquier dispositivo y en cualquier red", dice. Para permitir la colaboración visual móvil entre sus empleados, socios y clientes, algunas compañías se conforman con los servicios al consumidor como Skype y Facetime..

"Pero, como cualquier administrador de TI sabe, estos servicios no ofrecen la seguridad y el control de una solución de nivel empresarial. Eso los convierte en opciones de riesgo para la mayoría de las organizaciones..

"Frost & Sullivan recomienda que las empresas implementen una solución de video móvil de nivel empresarial".

Al decidir qué sistema de videoconferencia o telepresencia es el adecuado para una empresa, hay varios factores a considerar.

Uno es si la empresa necesita conectar a varios usuarios a oficinas remotas. Si es así, los sistemas de bajo costo que usan cámaras web y servicios como Skype y GoToMeeting son ideales.

Pero como señala Frost & Sullivan, es necesario pensar en la confiabilidad y la solidez de los sistemas. Invertir en servicios de clase empresarial puede ofrecer más confiabilidad.

En segundo lugar, ¿qué nivel de calidad de imagen será necesario? Las cámaras web de alta definición ahora están disponibles en varios proveedores y se pueden conectar fácilmente a cualquier Mac o PC.

Sin embargo, si su empresa necesita conectarse con clientes para presentaciones, los sistemas de telepresencia pueden ser más adecuados.

En tercer lugar, ¿el sistema de videoconferencia necesita ser escalable??

El uso ad hoc dificultaría la justificación de una inversión en instalaciones especialmente diseñadas. Pero al invertir en equipos de cámara, busque el mejor de su clase, que producirá una calidad de alta definición, ya que este es ahora el punto de referencia para la videoconferencia..

A continuación, considere cuánto ancho de banda será necesario. Esto a menudo se pasa por alto, pero el ancho de banda necesario para que la videoconferencia funcione de manera eficiente puede ser considerable.

Es crucial observar de cerca el ancho de banda disponible y el posible impacto de las videoconferencias de rutina en la conexión de una empresa a Internet. A menudo será necesario actualizar el ancho de banda..

Finalmente, ¿los miembros del personal necesitarán acceder a los servicios de videoconferencia móvil? A medida que el teléfono inteligente se ha convertido en una herramienta empresarial ubicua, y la tableta PC ha transformado el funcionamiento de las empresas, las videoconferencias en movimiento se están convirtiendo rápidamente en un servicio esencial que las empresas deben implementar..

La seguridad también puede ser un problema importante. Los gerentes de TI que están acostumbrados a administrar VPN, por ejemplo, podrían tener que considerar otras opciones, ya que las redes pueden no ofrecer los niveles de seguridad requeridos cuando se transmite contenido de video..

Es crítico abordar este aspecto de la videoconferencia en cualquier implementación de sistema.

La tecnología utiliza cada vez más la codificación de video escalable (SVC), una extensión del códec H.264 establecido que se usa normalmente para video de alta definición. Cuando se usa con la arquitectura correcta, SVC puede entregar video de alta calidad sin la necesidad de un ancho de banda significativamente mayor.

Sin embargo, tómese su tiempo para evaluar sus necesidades y asegurarse de que su empresa tenga el ancho de banda adecuado.

Los sistemas de videoconferencia y telepresencia también pueden ofrecer mucho más que solo video. Por ejemplo, la integración con pizarras digitales es ahora un componente esencial de estas plataformas, ampliando el alcance de la información que se puede compartir..

Factor verde

Los sistemas de video pueden ayudar a brindar beneficios ecológicos. Por ejemplo, Vodafone ha informado que redujo sus emisiones de carbono en más de 5,000 toneladas al año, ya que la compañía eliminó más de 13,000 vuelos que su personal realizó en un año determinado..

También pueden producir mejoras en la eficiencia: la investigación de Cisco ha indicado que la colaboración de video puede ahorrar en promedio más de dos horas de tiempo cada semana.

Además, es importante que coincida con el sistema de videoconferencia no solo con las necesidades actuales, sino también con flexibilidad, ya que estos sistemas continúan expandiéndose en todos los aspectos de la práctica empresarial..

Antes de que una empresa compre cualquier sistema, es vital ver la tecnología en acción. Un solo tamaño no se ajusta a todos con esta tecnología, por lo que debería intentar ver los sistemas en una lista corta dentro de los escenarios que son similares a la forma en que usará la plataforma diariamente..