El mes de octubre fue designado Mes Nacional de Trabajo y Familia por una Resolución del Senado de los Estados Unidos en 2003. Fue concebido para crear conciencia entre los empleadores sobre el valor de un equilibrio saludable entre la vida laboral y familiar..

Pero la dura verdad es que aún así, dos de cada tres trabajadores dicen que no tienen suficiente tiempo para hacer su trabajo. Cuando hay muchos dragones que matar, parece que a otros no les importa que los presupuestos de TI sean ajustados, los recursos sean limitados y las solicitudes de trabajo lleguen rápido.

Echemos un vistazo a los puntos débiles que enfrenta la TI hoy e identifiquemos cinco formas en que todos podemos gestionar y resolver estas crisis de flujo de trabajo. Aquí hay algunos consejos sobre cómo puede terminar los problemas de flujo de trabajo, con un perjuicio extremo. (¿Hay fans de "Apocalypse Now" por ahí?)

Esto significa guerra.

1. Mantener actualizado el estado de juego.

Haga que las actualizaciones de estado sean menos aburridas y más en tiempo real.

Ingrese a cualquier departamento de TI y al instante sentirá el alboroto de la actividad. Los teléfonos suenan, los teclados suenan y las pizarras blancas están llenas de garabatos. Todos están trabajando duro, pero ¿saben si van por buen camino y dentro del presupuesto??

Proporcionar actualizaciones de estado puede ser la pesadilla de su existencia. Usted sabe que se debe hacer y pasa horas haciéndolo, pero proporcionar actualizaciones en tiempo real es casi imposible y sus informes de estado ya están desactualizados en el momento en que se presentan a la gerencia.

En promedio, dos de cada cinco proyectos no cumplen con sus objetivos originales, y la mitad de esos proyectos fallidos están relacionados con comunicaciones ineficaces. Para estar en el lado derecho de esos datos, aquí hay algunas sugerencias:

  • Reducir la resistencia. - Desarrolle un proceso que permita a todo el equipo colaborar en los entregables, revisar las solicitudes y verificar los estados, todo desde una única ubicación. Esto elimina la sobrecarga de información al reducir las distintas cadenas de correo electrónico, los correos de voz eliminados y las conversaciones olvidadas en el pasillo.
  • Hacer actualizaciones de estado un valor agregado - Cuando los miembros del equipo faltan a sus reuniones y no responden a los correos electrónicos, puede parecer que no valoran su comunicación. ¡Y tal vez ellos no! Sentarse en una reunión de una hora solo para proporcionar una actualización de dos minutos definitivamente no vale la pena. Cuando es fácil actualizar la información sobre las solicitudes de trabajo y las tareas, estarán más dispuestos a hacerlo.
  • Proporcionar comunicación personalizada - Las diferentes partes interesadas tienen diferentes cosas que necesitan saber en diferentes momentos. La gerencia puede necesitar información del presupuesto. El personal necesita entender qué se acerca a ellos y cuándo. Los gerentes de proyecto necesitan poder usar los datos de un proyecto para estimar con mayor precisión otro. Tómese el tiempo para identificar las necesidades exactas de sus partes interesadas.

2. Comunicar

Manténgase al día con la comunicación del proyecto para evitar sentirse abrumado..

En la era de la sobrecarga de información, es más difícil que nunca capturar y administrar todas las solicitudes de trabajo entrantes sin mezclar prioridades, faltar plazos y desperdiciar recursos..

En la continua inundación de solicitudes de correos electrónicos, reuniones, conversaciones en el pasillo, notas adhesivas, llamadas telefónicas y mensajes de texto, es casi imposible mantener la cabeza fuera del agua..

En el bombardeo constante, ¿qué tiene prioridad? Actualizaciones de software, administración de usuarios, mantenimiento de hardware: estas tareas operativas deben cumplirse incluso mientras trabaja en nuevas tareas de desarrollo.

Con las nuevas solicitudes de trabajo que llegan todos los días, a veces es más fácil comenzar con la asignada por su compañero de trabajo favorito.

Sin embargo, las consecuencias de este enfoque son que el trabajo que debe hacerse no es necesariamente el trabajo que se está realizando. De hecho, solo uno de cada 10 trabajadores considera que su trabajo tiene un fuerte vínculo con las principales prioridades de sus organizaciones..

Para regular la lluvia de solicitudes que caen sobre usted y su equipo, he aquí algunas sugerencias:

  • Alinear proyectos con objetivos de negocio. - Cada solicitud nueva debe alinearse con los objetivos comerciales que forman parte de las iniciativas estratégicas. Eso significa eliminar las ideas "" geniales "de aquellas que contribuyen directamente a los objetivos de la empresa..
  • Entender las compensaciones - Las nuevas solicitudes de trabajo no esperan la finalización de las tareas actuales y pueden interrumpir el trabajo en la tubería, causando demoras innecesarias. Cada solicitud nueva tiene un efecto dominó, por lo que es imperativo entender el impacto del trabajo posterior.
  • Capacitar a los trabajadores - Cada miembro del equipo debe tener la capacidad de decir "no" (y poder explicar por qué) cuando la solicitud no está alineada con los objetivos estratégicos, no se obtiene un ROI aceptable o si simplemente no hay suficientes recursos.

3. Priorizar tareas

Especialmente en TI, siempre hay muchos más proyectos que recursos y fondos. Van desde iniciativas corporativas a gran escala hasta pequeñas mejoras. Y aunque cada proyecto tiene su propia prioridad, incluso puede haber prioridades de tareas dentro del proyecto..

Al igual que los bloques en Tetris, es fundamental que todas las partes móviles encajen entre sí para garantizar que los proyectos de alta prioridad se entreguen con éxito..

Sin una guía adecuada y continua, los trabajadores utilizarán su propio enfoque, juntando las piezas como mejor les parezca que en el orden correcto. Esto significa trabajar en sus proyectos favoritos o responder a la persona que grita más fuerte, especialmente cuando todos los interesados ​​creen que su proyecto debería ser la máxima prioridad..

Cuando las prioridades entran en conflicto, no están bien comunicadas o no están establecidas, puede significar la diferencia entre el valor comercial y los costosos retrasos..

Stephen Covey una vez dio un sabio consejo: "La clave no es priorizar lo que está en tu agenda, sino programar tus prioridades".

Aquí algunas sugerencias para crear un flujo de trabajo priorizado: