Como líder en su lugar de trabajo, es su deber planificar y organizar recursos, mantenerse dentro del presupuesto, cumplir con los requisitos del negocio y asegurarse de que las personas terminen los proyectos a tiempo. Incluso si eres excelente delegando tareas y haciendo malabares con varios trabajos diferentes a la vez, asegurarte de que tu proyecto sea un éxito aún puede ser un desafío.

Y en el acelerado mundo de los negocios de hoy, muchas veces es un “gerente de proyecto” es solo otra habilidad necesaria en el título general de tu trabajo. Sin embargo, cuanto más trabajo asuma y más proyectos emprenda, más difícil será gestionar el proyecto correctamente..

Para comprender mejor los aspectos esenciales de la gestión de proyectos, es útil dividir el trabajo en cinco pasos principales:

  • Iniciando: poner en marcha el proyecto desarrollando un objetivo final
  • Planificación: Desarrolle un plan paso a paso para alcanzar su meta
  • Ejecutando: delegue tareas a los miembros del equipo que lo ayudarán a ejecutar su plan
  • Monitoreando y controlando: manténgase al tanto de los miembros de su equipo para asegurarse de que cumplen con sus objetivos individuales
  • Clausura: ata todos los cabos sueltos y termina tu proyecto a tiempo

Ya sea que sea nuevo en la gestión de proyectos o que haya gestionado proyectos durante años, comprender las dificultades comunes que impiden el éxito del proyecto lo ayudará a evitar errores y alcanzar su objetivo final sin demoras ni complicaciones.

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1. Mala planificación

Los problemas más grandes suelen ocurrir durante el paso 2 de la fase de planificación. Sin una planificación adecuada de cómo alcanzará su meta final, enfrentará contratiempos durante todo el proceso. ¿Le faltan hitos o tiene dificultades para que todos los interesados ​​aprueben su planificación? Quizás se dé cuenta de que carece de los recursos adecuados para alcanzar su meta. Estos son signos comunes de que has planeado mal.

Si se dio cuenta de que no planeó en consecuencia, todavía hay pasos que puede tomar para recuperarse antes de que todo se pierda. Considere sentarse y trazar el ciclo de vida completo de su proyecto. Esto puede ayudarte a reajustar tu horario; actualice los hitos alcanzables, restablezca los estados de entregables y modifique la hoja de cálculo de su presupuesto para que funcione con su nueva línea de tiempo. Tener un mapa actualizado de cómo alcanzará su meta asegurará a sus partes interesadas que su proyecto será un éxito.

2. Proceso manual.

¿Está creando programaciones de equipo por cero o enviando correos electrónicos individuales para asignar trabajo? ¿Se encuentra pasando horas haciendo fechas límite, programando reuniones o elaborando informes? Si es así, es probable que esté haciendo mucho más trabajo físico y manual del necesario, lo que significa que no está haciendo un uso valioso de sus recursos..

Para hacer que este proceso sea más eficiente, mantenga todos los documentos, como asignaciones de tareas, fechas límite, etc., en una ubicación central. Al hacer esto, no tendrá que empezar de cero cada vez que tome un nuevo proyecto. Considere buscar software especial que le permita a cada contribuyente o parte interesada iniciar sesión y ver el estado de cada aspecto del proyecto que les concierne.

3. Herramientas insuficientes.

La tecnología moderna puede ser su mejor amigo al gestionar un proyecto; Sin embargo, también puede ser tu mayor enemigo. Correo electrónico, Internet, hojas de cálculo, aplicaciones para teléfonos inteligentes, programas basados ​​en la nube; los expertos estiman que los gerentes de proyecto utilizan hasta 13 métodos para administrar su proyecto.

En lugar de hacer malabares con varios métodos diferentes, elija un sistema de administración que funcione para todos ellos. Es probable que esta sea una plataforma única, basada en la nube y estandarizada que pueda manejar todas sus necesidades de administración.

4. Falta de seguimiento y corrección.

Como se señala en cinco pasos esenciales de la gestión de proyectos, es esencial monitorear y corregir su progreso en el camino. Si no realiza revisiones hasta el final del proyecto, nunca podrá comunicarse con los miembros del equipo o los accionistas para evaluar cualquier problema o inquietud con el proyecto..

Además, nunca podrá resaltar qué salió bien y qué salió mal..

Para evitar que ocurran malentendidos o complicaciones en su proyecto, establezca objetivos e hitos que sean importantes para los interesados. Utilice estos objetivos para medir su éxito y realizar un seguimiento del progreso a lo largo de su proyecto. Al examinar su progreso en pequeñas porciones, podrá realizar ajustes en los presupuestos, las tareas, la asignación de recursos y mucho más rápida y fácilmente..

5. Pensamiento de mando y control

Incluso si usted es el gerente de proyectos con más experiencia o utiliza la solución de software de administración de trabajo más poderosa, no ayudará si cada miembro de su equipo no está de acuerdo con los mismos objetivos y formas de pensar similares..

Para solucionar esto, es importante alentar a cada empleado a pensar y actuar como un gerente de proyecto. Esto significa esperar que su equipo se comunique de manera efectiva, colabore, delegue tareas y solicite ayuda si es necesario, compruebe documentos, informe el progreso, ajuste problemas y mucho más..

Brooke Cade, escritora independiente en Frente de trabajo

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