Introducción

Nos atrevemos a decir que eres parte de Microsoft Word. Puedes escribir una carta. Puede realizar tareas de administración. Tal vez incluso eres capaz de lograr una combinación de correo impecable. Pero muchos de nosotros no vamos más allá de las características más básicas de Microsoft Word..

Con eso en mente, estamos aquí para mostrarle diez maneras de aprovechar al máximo Word, desde la simplificación de la interfaz hasta las prácticas de trabajo que harán que sus documentos se vean mejor y cobren vida más rápido..

Tenga en cuenta que estamos ejecutando Office 2016 en Windows 10 aquí, pero podrá llevar a cabo la mayoría de estos trucos en cualquier versión de Microsoft Word post-2010, e incluso son aplicables si está ejecutando Microsoft Palabra en una Mac.

  • También revise nuestros mejores consejos de Excel 2016, junto con nuestros consejos de PowerPoint 2016 y Outlook 2016
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1. Configure la cinta

¿Por qué no empezar por hacer que la interfaz Ribbon sea tan controvertida como es, incluso después de todo este tiempo, que funcione para usted? Vaya a Archivo> Opciones, luego diríjase a Personalizar cinta. Haga clic en Nueva pestaña, haga clic con el botón derecho en su pestaña y seleccione Cambiar nombre para etiquetarla, luego arrástrela para establecer dónde desea que aparezca en su barra de herramientas.

Ahora puede arrastrar los controles que usa con más frecuencia desde la columna de la izquierda hasta la nueva pestaña de cinta personalizada, usando el control Nuevo grupo (renombrando según corresponda) para dividirlos en secciones ordenadas. Incluso puede cambiar el nombre de las herramientas, o darles nuevos íconos, usando el menú del botón derecho.

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2. consejos de estilo

Si está creando un documento grande, es imperativo que sea coherente: sus lectores se darán cuenta si está por todos lados. En lugar de formatear manualmente las fuentes y los pesos de su documento, seleccione el texto y use el panel Estilos en la pestaña Inicio para aplicar diferentes estilos (texto normal, encabezados, citas, etc.).

Al pintar el texto de esta manera, puede aplicar fácilmente uno de los formatos de documento integrados de Word (disponible en la pestaña Diseño) para transformar completamente su documento con un clic, o reconfigurar estilos individuales (haga clic con el botón derecho en el panel Estilos) para cambiarlos todo el documento. Esto también le permitirá utilizar las herramientas integradas de la tabla de contenido de Word sin más retoques.

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3. Haz una nota

Resaltar es más que una forma de agregar un color bonito a sus documentos. Primero ingrese al modo de resaltado seleccionando la herramienta adecuada en el panel Fuente de la pestaña Inicio, luego arrastre el mouse sobre el texto que desea resaltar. También puede seleccionar el texto primero, luego presionar [Ctrl] + [Alt] + [H] para resaltarlo.

Cuando venga a probar su documento, muestre la herramienta de búsqueda - [Ctrl] + [F] - luego cambie al cuadro de diálogo Búsqueda avanzada haciendo clic en la flecha desplegable en el cuadro de búsqueda y seleccionando la opción apropiada.

Haga clic en Más >>>, haga clic en el botón Formato en la parte inferior de la ventana, luego seleccione Resaltar. Ahora puede presionar [Enter] en el cuadro 'Buscar qué' para saltar a través de cada área resaltada en su documento. ¿O por qué no probar lo contrario? Haga clic en Formato> Resaltar nuevamente y buscará texto no resaltado, lo que le permitirá marcar secciones de su documento cuando estén listas..

Seleccione su documento completo con [Ctrl] + [A] cuando haya terminado, y configure el resaltado en 'Sin color' para eliminarlo por completo.

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4. Nuevos atajos

En la sugerencia anterior nos vimos obligados a recorrer el camino más largo para llegar al cuadro de diálogo de búsqueda avanzada, porque el acceso directo [Ctrl] + [F] se asigna al panel de navegación, que es mucho menos útil. Esta injusticia se corrige fácilmente si generamos nuestro propio atajo.

Vuelva al diseñador de la cinta que usamos en el paso uno (Archivo> Opciones> Personalizar cinta de opciones) y haga clic en el botón Personalizar en la esquina inferior izquierda de la ventana. Encuentre 'Home Tab' en la columna de la izquierda, luego 'EditFind' en la columna de la derecha. Verás que no hay nada en la lista de llaves actual; simplemente haga clic debajo de 'Presionar nueva tecla de acceso directo' y presione su combinación personalizada (incluso puede usar [Ctrl] + [F] para reemplazar el acceso directo original) y luego haga clic en Asignar para configurarlo.

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5. Acceso rápido

Encuentre las funciones que necesita incluso más rápido de lo que podría con la cinta adjuntándolas a la barra de acceso rápido, esa área en la parte superior izquierda de la pantalla, sobre las pestañas de la cinta. De manera predeterminada, esto incluye accesos directos para guardar, deshacer y rehacer, todo muy útil, pero ¿qué sucede si está realizando alguna otra función con mayor regularidad??

Haga clic en la flecha desplegable en el lado derecho de la barra de herramientas, seleccione Más comandos y haga clic en el botón Agregar >> para mover los elementos seleccionados del panel izquierdo al panel derecho. También puede marcar la casilla en la parte inferior de esta ventana para colocar la barra de acceso rápido debajo de la cinta, pero eso es potencialmente un desperdicio de pantalla de bienes raíces.

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6. Cita requerida

Muchos documentos requieren una bibliografía adecuada, y Word incluye herramientas que facilitan la creación de una. Diríjase a la pestaña de referencias para encontrarlas y use el botón Insertar cita para colocar una referencia en la ubicación actual del cursor. Cuando agregue citas a medida que avanza, (afortunadamente) no necesita completarlas por completo; puede insertar un poco de texto de marcador de posición para recordarle los datos exactos que necesita ingresar, y volver a ellos más tarde para completar en los espacios en blanco.

Una vez que haya insertado un marcador de posición de cita, coloque el mouse sobre él y haga clic en la flecha desplegable en el lado derecho. Elija Editar origen y complete los datos apropiados para su cita; de manera predeterminada, es "Reservar", pero hay muchas otras fuentes para elegir. Ahora puede insertar una bibliografía al final de su documento, también desde la pestaña Referencias. Asegúrese de actualizar esto antes de publicar, ya que no refleja automáticamente los cambios realizados en las citas..

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7. Búsqueda inteligente

Tal vez una herramienta más adecuada para los documentos que está leyendo en lugar de escribir, Búsqueda inteligente (seleccione un poco de texto, haga clic con el botón derecho y seleccione, lo adivinó, Búsqueda inteligente) puede ayudarlo a encontrar más información sobre el texto en sus documentos. haciendo una búsqueda de Bing ordenada en una columna en el lado. Haga clic en Definir en la parte superior de esa columna y obtendrá una definición de la palabra del Diccionario de Oxford..

Mientras esté conectado a Internet, también puede usar el menú del botón derecho para capturar sinónimos rápidos de palabras y profundizar en el menú de sinónimos para buscarlos más profundamente en una barra lateral de tesauro..

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8. Ver más opciones.

Cuanto más exploras la cinta, menos restrictiva se siente. Es posible que haya notado ciertos grupos de cintas con un pequeño icono en la esquina inferior derecha: haga clic aquí para expandir las opciones de ese grupo en la selección completa de Word. Esto tomará la forma de una ventana emergente, una barra lateral o un panel flotante dependiendo del grupo particular de opciones que haya expandido..

De manera útil, los dos últimos son intercambiables y opcionales: haga clic y arrastre la parte superior de una barra lateral para convertirlo en un panel, o arrastre un panel flotante hasta el borde de la ventana de Word para acoplarlo como una barra lateral. Las barras laterales se pueden colocar una al lado de la otra, siempre que tenga suficiente espacio para la pantalla..

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9. Muchos clips

El portapapeles de Word tiene mucho más que la memoria básica de un elemento de Windows. Puede almacenar hasta 24 elementos en él a la vez; simplemente presione [Ctrl] + [C] dos veces para abrirlo y ver qué se está recordando actualmente.

Pero, ¿sabías que no es el único portapapeles de Word? También puede hacer uso de una herramienta casi oculta llamada el pico para reunir fragmentos de texto en una línea ordenada. Seleccione el texto que desea cortar y presione [Ctrl] + [F3] para agregarlo a la punta. Repita el proceso tantas veces como desee para hacer crecer la espiga. Cuando esté listo para recuperar su texto, presione [Ctrl] + [Shift] + [F3] o escriba 'spike' (sin las comillas) y presione [Enter].

El texto en el pico incluso permanece allí entre sesiones: puede verlo seleccionando Partes rápidas> Autotexto en la pestaña Insertar.

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10. Bloques de construcción

Cuando está construyendo un documento, puede ser tentador formar todos sus componentes a mano usando las herramientas de diseño de Word; un cuadro de texto aquí, un pie de página elegante allí. Eso es ciertamente posible, pero toma tiempo y esfuerzo que podrían ser mejor gastados escribiendo.

Pruebe, en cambio, la enorme colección de bloques de creación de páginas de Word (Insertar> Piezas rápidas> Organizador de bloques de construcción). Son objetos rápidos y atractivos que puede insertar en un instante para agregar estilo a sus documentos. Si no se ajustan a su estilo, puede modificar el diseño y usar Insertar> Piezas rápidas> Guardar selección para guardarlas en el archivo la próxima vez que las necesite..

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