Introducción

Outlook ha sido durante mucho tiempo un elemento fijo de los flujos de trabajo de programación y correo electrónico de muchas organizaciones, y por una buena razón: es sólido, fácil de usar y guarda todo, todas sus direcciones, correos, citas y tareas, en un solo lugar. Eso es algo que todas las cuentas de correo electrónico basadas en web del mundo no pueden gestionar..

Hemos rastreado y rastreado para descubrir nuestros consejos favoritos de Outlook 2016: trucos que harán que la administración de su correo electrónico sea más rápida, su programación más precisa y su vida laboral mucho más fácil. La mayoría también debería trabajar en versiones anteriores de Outlook, así que no tenga miedo de probarlas si aún no ha tenido una actualización de Office 2016.

  • También revise nuestros principales consejos de Word 2016, junto con nuestros consejos de PowerPoint 2016 y Excel 2016
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1. Piezas rápidas

¿Lanzando un nuevo producto? ¿Con frecuencia dando soporte técnico? ¿Cansado de repetirte una y otra vez en los correos electrónicos? Utilice las partes rápidas de Outlook para almacenar frases o párrafos de uso frecuente y ahorrará un montón de tiempo. Use la ventana del editor para escribir el texto que le gustaría usar con frecuencia, resáltelo y diríjase a Insertar> Partes rápidas> Guardar selección ... para enviarlo a la memoria de Outlook.

Ahora tiene dos opciones: use Insertar> Partes rápidas para agregar el texto o simplemente comience a escribirlo en la ventana del editor. Outlook ofrecerá una indicación visual, y simplemente puede presionar la tecla Intro para agregarlo instantáneamente a su mensaje. Eso es conveniencia para ti.

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2. Acelerarte

Ese tiempo que dedica a procesar el correo electrónico durante el día es a menudo el tiempo que se pasa mejor en actividades más importantes. Conocer los accesos directos de Outlook es la mejor manera de aprovechar al máximo el programa y hacer las cosas más rápido. Comience con [Ctrl] + [R] para iniciar una respuesta rápida al correo electrónico abierto actualmente, [Alt] + [R] para responder a todos, y [Alt] + [W] para reenviar un correo. Confusamente, [Alt] + [R] también abrirá la vista de calendario de la semana laboral y [Alt] + [W] la semana completa siempre y cuando esté en el calendario de Outlook.

Al igual que con Excel, Outlook 2016 carece de las herramientas de personalización de accesos directos de Word, aunque exploraremos la forma en que puede configurar ciertos accesos directos más adelante, pero verifique el archivo de ayuda para encontrar un host más accesos directos.

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3. Retrasar correos

Quizás este sea uno para usuarios de Exchange, o usuarios de POP / IMAP a los que no les importe dejar sus computadoras las 24 horas del día, los 7 días de la semana, pero aún así: Outlook le permite programar correos electrónicos para entregarlos en un momento específico. Esto es útil para lanzamientos programados, comunicación internacional o simplemente para hacer que parezca que está trabajando en horas antisociales.

Cualquiera sea la razón, es fácil hacer que esto suceda. Escriba su correo electrónico en el compositor como de costumbre, luego diríjase a Opciones> Entrega demorada. Haga clic en la fecha y la hora en que desea que se envíe el mensaje en el archivo correspondiente. Tenga en cuenta que esta es su hora local. Por lo tanto, ajuste las variaciones internacionales y luego presione Aceptar..

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4. Buscar carpetas

Ordenar su bandeja de entrada puede ser una tarea tan larga y laboriosa como responder a ese diluvio diario de correo. Pero una característica particular de Outlook significa que no necesariamente tiene que ordenar nada. Una carpeta de búsqueda clasificará automáticamente sus correos electrónicos según los términos que se encuentran dentro de; Tal vez 'orden de compra' o 'factura'. No es infalible, pero sí es útil..

Para crear una, haga clic en el encabezado Carpetas de búsqueda que se encuentra debajo de la bandeja de entrada que desea administrar y seleccione Nueva carpeta de búsqueda. Hay varias plantillas (correo marcado para el seguimiento, correo no leído, ese tipo de cosas), pero la opción inferior le permite crear una carpeta de búsqueda según sus especificaciones exactas.

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5. Tratar con basura

Tratar con el correo electrónico no deseado es una parte desafortunada del proceso, pero puede hacer más que solo bloquear remitentes individuales. Head to Home> Junk> Opciones de correo electrónico no deseado para acceder a la gama completa de repelentes de spam de Outlook.

Depende de usted qué tan estricto quiera ser respecto a los requisitos de acceso de su cuenta. Por ejemplo, puede enviar a los remitentes de la lista blanca desde la pestaña Remitentes seguros y usar la selección apropiada en la pestaña Opciones para eliminar automáticamente el correo no deseado de todos, excepto de los que ha permitido. Incluso puede usar la pestaña Internacional para bloquear el acceso de dominios completos de nivel superior.

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6. Usar cifrado

Si bien agrega una capa adicional de problemas, la capa adicional de seguridad que ofrece el cifrado de correo electrónico podría marcar la diferencia en una situación crítica. No es evidente de inmediato si Outlook incluso admite el cifrado, pero es sencillo cuando se sabe dónde buscar.

Diríjase a Archivo> Opciones> Centro de confianza, luego haga clic en Configuración del centro de confianza. Haga clic en Seguridad del correo electrónico y haga clic en Obtener ID digital para abrir una ventana del navegador que lo guiará hacia varios servicios que le proporcionarán las credenciales relevantes para cifrar sus correos..

Una vez que se haya registrado, vuelva a la pestaña de seguridad del correo electrónico y active la opción de cifrado adecuada, pero asegúrese de que su destinatario tenga la clave o de que su correo no llegue..

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7. pasos rápidos

La sección de Pasos rápidos de la cinta de inicio, de manera adecuada, lo ayudará a bailar alrededor de sus correos electrónicos con velocidad. De forma predeterminada, contiene una serie de acciones de uso común (mover correos a carpetas, reenviarlos a su administrador y similares), pero puede personalizar el menú según sus especificaciones precisas..

Comience expandiéndolo a una ventana haciendo clic en el icono en la esquina inferior derecha. Haga clic en Nuevo, seleccione Personalizado y use el cuadro desplegable para seleccionar la acción que desea automatizar. Cuando esté satisfecho con su elección, también puede asignarle un atajo de número personalizado [Ctrl] + [Shift] +, lo que significa que puede realizar la acción sin quitar las manos del teclado.

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8. Ajustes de calendario

Por mucho que a todos nos gustaría que nuestros días se dividieran en partes ordenadas de treinta minutos, no siempre es así. La vista del calendario de Outlook puede dividir su día en segmentos mucho más precisos: simplemente haga clic con el botón derecho en un espacio del calendario vacío, seleccione Ver configuración> Otras configuraciones y modifique la escala de tiempo a su gusto.

También es muy útil combinar su lista de Tareas con su vista de calendario para una buena visión general del negocio de su día. Simplemente abra el calendario, diríjase a la cinta Ver y use el botón Lista de tareas diarias para ubicarlo donde mejor le convenga..

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9. Informe de estado

La barra de estado en la parte inferior de la pantalla se puede modificar para mostrar exactamente lo que necesita ver. Si nunca usa el control de zoom, por ejemplo, puede eliminarlo por completo, y puede agregar un vistazo a su cuota de correo electrónico restante si está usando una cuenta con espacio limitado. Simplemente haga clic derecho para abrir el menú de personalización y desactivar o activar la información que necesita.

Lo mismo ocurre con la barra de herramientas de inicio rápido en la parte superior de la pantalla: haga clic con el botón derecho y seleccione Personalizar la barra de herramientas de inicio rápido para configurar qué iconos desea ver, e incluso puede crear sus propios menús de cinta dirigiéndose a Archivo > Opciones> Personalizar Cinta.

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10. Desterrar winmail.dat

Aquí hay una extraña que ha estado ocurriendo durante años y de alguna manera, de manera inexplicable, todavía está en los días de Outlook 2016. Usted envía un correo electrónico y algunos destinatarios se quejan de obtener un adjunto misterioso, winmail.dat, que no pueden abrir. o hacer algo con ¿Por qué lo consiguen? Porque estás enviando correo en formato RTF, y esa es la forma en que Windows empaqueta todas las fuentes y archivos adjuntos que has incluido..

Para detener esto, use texto plano o HTML para enviar sus mensajes. Diríjase a Archivo> Opciones> Correo, desplácese hacia abajo hasta Formato de mensaje y asegúrese de que Outlook esté configurado para convertir los mensajes de texto enriquecido a formato HTML para evitar que vuelva a suceder..

  • Si es usuario de una computadora Apple, consulte nuestros consejos de Outlook para Mac 2016
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