Introducción

Muchos de nosotros pasamos una gran parte de nuestro tiempo golpeando nuestras cabezas contra Excel. Desafortunadamente, no podemos ayudarlo a hacer que esas cifras específicas se alineen en la aplicación de hoja de cálculo de Office 2016 (eso está en usted), pero podemos mostrarle algunas cosas que harán su vida más fácil.

Estamos analizando trucos que puede realizar dentro y fuera de las celdas, mejorando la interfaz de Excel y haciendo que sus cálculos sean más potentes y versátiles. Podrá acelerar la entrada de datos, cambiar los valores de la hoja de trabajo en toda la hoja de trabajo y mucho más.

Estos consejos están orientados a los usuarios de Excel 2016, y hemos utilizado Windows para lograrlos, pero todos deberían funcionar en las versiones de Excel a partir de 2010 y, con las sustituciones de acceso directo adecuadas, también harán el trabajo en la Mac..

  • También revise nuestros principales consejos de Word 2016, junto con nuestros consejos de PowerPoint 2016 y Outlook 2016
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1. Datos automáticos

Si está preparando una hoja de cálculo pero todavía no sabe qué va a hacer, puede rellenar sus campos con datos de muestra aleatorios antes de que se produzcan, para asegurarse de que todas las fórmulas funcionen correctamente. Haga clic en la celda superior izquierda del área que desea llenar e ingrese la fórmula = RANDBETWEEN (50,100) para generar un número entre 50 y 100. Cambie los valores para adaptarse al tipo de datos con los que trabajará.

Ahora solo arrastre el controlador de relleno de la celda sobre el área que desea llenar con datos: generará un nuevo número aleatorio para cada celda.

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2. Sin fórmula de balbuceo

Escribir sus propias fórmulas puede ser una tarea ardua, pero las versiones modernas de Excel lo hacen mucho más fácil de lo que era. Diríjase a la pestaña Fórmulas para encontrar la Biblioteca de funciones, una amplia colección de todas las fórmulas de Excel.

Haga clic en la celda en la que desea insertar su fórmula, luego sumérjase: todas están categorizadas, cada una incluye una descripción de su función si se desplaza sobre ella y una interfaz sencilla en la que ingresar los valores que desea calcular..

La función AutoSum, en el mismo lugar, es una forma rápida de reunir figuras sin necesidad de escribir nada..

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3. pegando

Ciertas fórmulas, como el generador de números aleatorios descrito en nuestro primer consejo, tenderán a hacer que sus números salten un poco. Si prefiere mantenerlos estáticos, puede copiar los datos y, utilizando el menú del botón derecho, pegar solo los valores generados sin las fórmulas. Esta también es una buena manera de distribuir hojas de cálculo para leer sin revelar sus trabajos..

Explore el menú Pegado especial para ver qué otros tipos de operaciones de pegado puede realizar: intente usar Pegar enlace para crear rápidamente celdas vinculadas entre hojas, o Transponer para pegar una cuadrícula de datos con las columnas y filas intercambiadas.

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4. Ver fórmulas

Hacer clic en una hoja llena de números para descubrir cómo han llegado a ser, no es una tarea que muchos puedan disfrutar. Es lento y laborioso, y fácil de perder de vista. Mejor, entonces, para usar el acceso directo [Ctrl] + [] (esa es la tecla en la parte superior izquierda de su teclado, justo debajo de la tecla Escape) para mostrar todas las fórmulas en su hoja en lugar de su resultado. Pulsa el atajo otra vez para volver a cambiarlos..

Si, por algún motivo, desea que la hoja muestre el texto de una fórmula en lugar del resultado de la misma, tal vez esté creando una hoja de demostración para mostrar cómo deben funcionar las cosas, simplemente haga clic derecho en la celda en la que está y seleccione Formato de celdas> Texto.

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5. Formato rápido

Arrastre para seleccionar un grupo de datos y busque un icono que aparezca en la esquina inferior derecha de su área de selección. Esta podría ser la característica más interesante de Excel: la herramienta de análisis rápido.

Le brinda acceso instantáneo a un montón de funciones de formato útiles, desde la coloración de sus celdas en función de su rango hasta la implementación de líneas de chispa, sumas y gráficos. Desplácese sobre cada opción para ver una vista previa y haga clic en ella para bloquearla. Use la misma herramienta para borrar el formato si es demasiado. Encontrará la opción de borrar debajo del encabezado Formato..

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6. Definir constantes.

Si eres un gran usuario de Excel, es probable que estés ejecutando con las mismas cifras la mayor parte del tiempo. Definir una constante, que representa un número complejo con una palabra corta, puede acelerar enormemente la creación de fórmulas. Dirígete a la pestaña Fórmulas y haz clic en Definir nombre.

Pop la palabra o el código que le gustaría usar en el cuadro superior ('speedlightvacuum', por ejemplo) y el valor que desea que represente en el cuadro inferior (diga '299792458'). Ahora puede simplemente escribir el nombre de la constante en lugar del número, evitando errores más adelante. Si la velocidad de la luz en un vacío cambia, como lo hace a menudo, vaya al Administrador de nombres y modifique el número; cambiará ese valor donde lo haya usado en su libro de trabajo.

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7. Mantener comentarios

Un buen libro de ejercicios es uno que otros puedan leer y trabajar, sin la ayuda del creador. Presentar a alguien con una compleja red de números y esperar que obtengan resultados es simplemente injusto. Haga clic derecho en la celda que desea explicar y seleccione Insertar comentario para adjuntar una nota a esa celda; puede cambiar el tamaño y la posición del cuadro de comentarios si es necesario. Una celda con un comentario está marcada con un destello rojo en su esquina superior derecha, y al pasar el cursor sobre la celda se mostrará ese comentario.

Es una buena idea agregar comentarios a los encabezados de columna o fila, y usar las herramientas de espaciado para moverlos para que no se superpongan. El botón Mostrar todos los comentarios en la pestaña Revisar los mostrará a la vez.

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8. Ralentización lateral

Una hoja de trabajo llena de fórmulas es algo hermoso, pero hacer pequeños ajustes o ejecutar grandes conjuntos de datos puede tener un gran impacto en el rendimiento de su computadora en general. Para reducir el impacto, puede pedirle a Excel que use menos de su procesador; esto hará que las fórmulas complejas demoren más en actualizarse, pero deja el resto de su CPU abierto para otras tareas.

Diríjase a Archivo> Opciones> Avanzado y desplácese hacia abajo hasta la sección Fórmulas. Puede deshabilitar por completo el cálculo de subprocesos múltiples o usar el botón de opción Manual para seleccionar la cantidad de subprocesos que desea dedicar a la ejecución de sus cálculos..

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9. Cortar esquinas

Tenemos algunos atajos útiles para que trabaje más rápido, ahora, comenzando con [Ctrl] + [Shift] + [$], que convertirá automáticamente un rango de números en cualquiera de sus divisas predeterminadas. [Ctrl] + [Shift] + [#], por otro lado, convierte un rango de números a su formato de fecha predeterminado.

Manteniendo presionado [Ctrl] y presionando las teclas de flecha saltará al final de la fila o columna actual; mantén presionado [Shift] también para seleccionar esas celdas. [Ctrl] + [Pg Up] o [Pg Down] salta entre las hojas de su libro de trabajo actual. Hay muchas más: busque "accesos directos" en el cuadro de búsqueda para encontrarlos, pero lamentablemente no hay manera de crear sus propios accesos directos personalizados de la misma manera que Word 2016.

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10. ver el futuro

Excel ahora incluye herramientas de pronóstico que analizarán datos históricos y predecirán tendencias futuras basadas en ellos. Necesitará comenzar con una columna clave clasificada con índices o fechas consecutivas para que la herramienta sepa en qué orden se encuentran sus datos. Luego, seleccione todos los datos relevantes y diríjase a Datos> Hoja de pronóstico. O presiona Crear o expande el menú Opciones para ajustar la salida.

Se le proporcionará un gráfico de líneas con la proyección promedio de Excel y sus pensamientos sobre los posibles límites superiores o inferiores de las cifras futuras. No lo tomaríamos como un evangelio, pero es una herramienta útil para extrapolar información de figuras desconcertantes..

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