Introducción

El correo electrónico es una bendición y una maldición: si bien es una bendición para la comunicación y la colaboración, todos hemos sentido esa sensación de hundimiento cuando abrimos una bandeja de entrada repleta. Pero no tiene que ser así ...

Con unos pocos trucos fáciles y un par de consejos principales, puede ser el maestro o el maestro del correo, eliminando las molestias y llegando al famoso estado de Inbox Zero. En este artículo, veremos cómo lograr esto en los dos servicios de correo electrónico más populares, Gmail y Outlook..

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Utilizar conversaciones

Este es particularmente importante en el mundo corporativo, donde lo que deberían ser discusiones bastante simples puede atascarse en correos electrónicos interminables sobre nada en particular. Tanto Outlook como Gmail le permiten ver sus correos electrónicos en modo de conversación, lo que significa que todos los mensajes de un hilo en particular están contraídos debajo de un solo título de correo electrónico..

Para activar la vista de conversación en Gmail, haga clic en el ícono de engranaje, seleccione Configuración y desplácese hacia abajo hasta la Vista de conversación. Pulsa el interruptor y guarda tus cambios..

En Outlook, las conversaciones están desactivadas de forma predeterminada. Para habilitarlos, haga clic en Ver> Conversaciones> Mostrar como conversaciones. También puede cambiar la configuración aquí para especificar cómo se deben mostrar las conversaciones. En Outlook.com, la opción de conversación está en Opciones> Agrupar por conversación y precargar mensajes.

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Filtrar el faff y la suciedad

No importa qué tan buenos sean los filtros de correo electrónico de su organización, algo de correo no deseado pasará. Afortunadamente, tanto Outlook como Gmail tienen algunas herramientas que pueden ayudarte a combatir la amenaza del correo no deseado (y en el escritorio puedes agregar más a través de complementos).

En Gmail, la forma más fácil de filtrar mensajes no deseados es usar el menú desplegable en el cuerpo del mensaje y elegir Filtrar mensajes como este. Luego puede especificar qué debe hacer Gmail con los mensajes que coincidan con los mismos criterios, como la dirección de correo electrónico o la línea de asunto..

En Outlook, desea Correo> Inicio> Eliminar> Correo no deseado> Opciones de correo electrónico no deseado, donde puede ajustar el nivel de filtrado. Si lo desea, puede restringir el correo electrónico entrante solo a remitentes conocidos, aunque eso no es realmente práctico en la mayoría de las oficinas.

En Outlook.com, puede tocar Acciones> Crear regla para eliminar automáticamente los mensajes no deseados.

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Entérate de las cosas buenas.

Los filtros y las reglas no son solo para los mensajes que no quieres. También pueden ser herramientas útiles para organizar el correo que usted desea. Por ejemplo, puede crear reglas de Outlook que envíen mensajes de código de color para que pueda evaluar su importancia de inmediato, o puede crear una regla o filtro que asigne a ciertos mensajes una categoría y los archivos correspondientes para que pueda preocuparse por ellos más adelante..

Dichas reglas y filtros también son una buena manera de mantener los mensajes legítimos fuera de su filtro de correo no deseado, o de reenviar mensajes que no son de su departamento, y es fácil crear reglas muy complejas, por lo que, por ejemplo, puede tener diferentes resultados en función de si Los mensajes entrantes tienen archivos adjuntos o incluyen ciertas palabras.

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Cancelar la suscripción de todo

Con el tiempo, es muy probable que termine suscrito a todo tipo de cosas, a menudo sin preguntar. Ahí es donde entra en juego el magnífico sitio web Unroll.me. Funciona con Gmail y Outlook.com (así como Hotmail, AOL Mail e iCloud), y puede hacer dos cosas útiles: puede enrollar todos sus correos electrónicos de suscripción en un resumen regular , manteniendo su bandeja de entrada ordenada, o puede anular su suscripción automáticamente a las listas de correo que no desea. Utilizamos la última opción y descubrimos que estábamos suscritos a más de 200 listas de correo en las que no queríamos estar. Es una herramienta fantástica..

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Usar alias

Los alias, que tienen varias direcciones de correo electrónico para la misma cuenta, son una excelente manera de clasificar el correo electrónico entrante y también son armas útiles en la guerra contra el correo no deseado. En Outlook.com puede agregar direcciones de correo electrónico de Outlook.com adicionales a su cuenta existente, mientras que en Gmail puede agregar cualquier cosa después de la primera parte de su correo electrónico, siempre que lo haga con un signo más, por ejemplo, karen.smith + notes @ gmail.com iría a [email protected]. Luego puede configurar reglas o filtros para buscar sus alias y procesarlos en consecuencia, por ejemplo, enviándolos directamente a su carpeta de correo no deseado..

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Configurar pasos rápidos

Este es solo para Outlook: además de las Reglas, Outlook tiene Pasos rápidos para ayudarlo a organizar su bandeja de entrada. La diferencia entre los pasos rápidos y las reglas es que los primeros se ejecutan manualmente, mientras que los últimos son automáticos. Un paso rápido es una forma rápida de aplicar múltiples acciones a un mensaje o grupo de mensajes, y Outlook incluye acciones predefinidas como Mover a carpeta o Responder y eliminar. Al crear un Paso rápido y agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido (debajo del icono del rayo), puede convertir muchos trabajos de procesamiento de correo electrónico en esfuerzos de un solo clic.

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Crear respuestas enlatadas

A menudo te encontrarás esencialmente escribiendo el mismo mensaje una y otra vez a varias personas, así que ¿por qué no automatizarlo? Las partes rápidas de Outlook son una bendición aquí: cree un correo electrónico, escriba el bit que no desea volver a escribir, luego haga clic en Insertar> Partes rápidas> Guardar selección en la Galería de piezas rápidas. La próxima vez que necesite enviar ese mensaje, coloque el cursor en el cuerpo del mensaje y haga clic en Insertar> Piezas rápidas y luego seleccione su respuesta enlatada.

El proceso es similar en Gmail, pero debes ir a Configuración> Laboratorios y buscar la opción Respuestas enlatadas. Haz clic en Activar para activarlo..

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Utilizar autocorrección

Las respuestas enlatadas pueden ser excesivas para muchos mensajes, pero hay otra manera de acelerar la composición y las respuestas de su correo electrónico. Un ahorro de tiempo masivo es usar la función de autocorrección como una forma abreviada, por lo que, por ejemplo, puede reemplazar una dirección de correo electrónico larga con "eml", una dirección postal con "addr" o una firma con "regrd", por lo que el texto completo Aparece mágicamente cuando escribes el comando correcto..

En Outlook, puede definir sus entradas de Autocorrección en Archivo> Opciones> Revisión> Correo> Ortografía y Autocorrección. Para Gmail, deberá hacerlo a nivel del sistema operativo utilizando una aplicación de terceros, o mediante una bandera de Chrome: escriba chrome: // flags en la barra de direcciones y busque Habilitar la corrección ortográfica automática.

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Usar listas de tareas

Una de las formas más prácticas de administrar su correo electrónico es utilizar listas de tareas pendientes: marcar un mensaje para acciones futuras solo es útil si recuerda volver a él, y las listas de tareas pendientes son una excelente manera de asegurarse de hacerlo. . En Outlook, puede marcar un mensaje de correo electrónico para hacer un seguimiento haciendo clic con el botón derecho en el icono de la bandera y configurando una hora de recordatorio, o puede arrastrar el mensaje a la barra de tareas para crear un elemento de tarea pendiente..

En Gmail, haga clic en Gmail> Tareas para abrir la Lista de tareas. Para agregarle un mensaje de correo, haga clic en el menú desplegable Más del mensaje y seleccione Crear evento. Esto agrega el evento que creas a tu calendario.

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Hazlo ahora

Una escuela de pensamiento dice que solo debes leer un mensaje en tu bandeja de entrada una vez: si simplemente lo dejas allí, no estás organizando tu correo electrónico con la suficiente eficacia. En su lugar, debe tomar medidas inmediatas: elimínelo si es irrelevante, delegue si es el trabajo de otra persona, archive si no necesita hacer nada o márquelo para volver más tarde.

El resultado final de eso debería ser el tan citado Inbox Zero, o al menos lo será hasta que alguien te envíe un correo electrónico y lo eche a perder. El método funciona, pero se adapta mejor a las redadas infrecuentes en su bandeja de entrada; si intenta procesar cada correo electrónico tan pronto como llega, le resultará difícil hacer algo más..

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