Envíe recibos a una carpeta en iCloud Drive

En estos días, es probable que haga muchas compras en línea, en parte porque le ahorra el pago del recargo que cobran muchas tiendas de high street..

Puede elegir a su antojo sin desplazarse por la ciudad, luego sentarse y esperar a que lleguen sus compras. Todas sus confirmaciones, facturas y recibos se almacenarán cuidadosamente en su bandeja de entrada de correo electrónico o aparecerán en una pantalla de verificación en su navegador web, desde la cual puede guardarlas para referencia. Si alguna vez necesita hacer un reclamo o devolver un artículo, sabrá exactamente dónde encontrar el "papeleo" necesario, lo que no suele ser el caso cuando se esconde hasta que se desliza en carpetas y sobres.

Sin embargo, es fácil dejar que las cosas se deslicen y es tentador dejar todo flotando en su bandeja de entrada, o arrastrar los archivos PDF a lo que parece, en ese momento, una carpeta completamente lógica, hasta que se da cuenta de que no puede encontrarlo nuevamente cuando lo necesita. eso.

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Además, no todos los recibos vienen como PDF, o cualquier tipo de archivo adjunto. Algunos son texto en el cuerpo de un correo electrónico, mientras que otros se muestran en una página web después de que finalice su compra.

¿Que haces entonces? El menú emergente de PDF en el cuadro de diálogo Imprimir de OS X le proporciona una forma de guardar un PDF de una página web, un correo electrónico o cualquier otro documento imprimible en una carpeta dedicada de Recibos Web. El problema con esto es que no le da control sobre la ubicación de la carpeta de Recibos Web, que se coloca automáticamente dentro de Documentos en su cuenta de usuario, fuera del alcance de sus dispositivos iOS y, por lo general, también de sus otras Mac..

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iCloud Drive

Simplemente puede crear una carpeta en iCloud Drive y guardar los archivos PDF allí manualmente, pero eso se vuelve tedioso. Alternativamente, puede crear un acceso directo especial, un enlace simbólico, para reubicar la propia carpeta de Recibos Web de OS X a iCloud Drive, haciendo que su contenido esté disponible en todas sus Mac, en la aplicación iCloud Drive de iOS 9 (habilítela en Configuración> iCloud> iCloud Drive> Mostrar en la pantalla de inicio), y en cualquier lugar donde pueda iniciar sesión en iCloud.com.

Aquí, sin embargo, vamos a construir un nuevo flujo de trabajo desde cero, que aparecerá como un nuevo comando en el menú PDF del cuadro de diálogo Imprimir. Esta ruta le da control total sobre cómo se nombran los archivos PDF guardados y dónde se guardan.

Por ejemplo, es posible que desee crear comandos separados que guarden sus recibos personales y comerciales en diferentes carpetas..

Introduciendo Automator

Lo haremos usando un flujo de trabajo de Automator, específicamente en la plantilla del complemento de impresión de la aplicación. Por supuesto, puede usar esto para procesar muchas más cosas que solo recibos en la web; puede adaptar la técnica que se muestra aquí para guardar cualquier otro tipo de documento imprimible, cifrar su archivo PDF, enviarlo por correo electrónico, etc..

Técnicamente, trabajar con Automator es programar, pero no en el sentido tradicional de escribir código. Si bien Apple tiene un método dedicado para escribir aplicaciones para iOS y OS X, llamado Xcode, Automator es su herramienta de programación para el resto de nosotros..

Piénsalo como un juego digital de Jenga, solo al revés. En lugar de tirar la torre de Jenga en pedazos, la apilarás, y cada ladrillo que agregues será una acción específica que le estás pidiendo a tu Mac que realice. Sin embargo, al igual que una torre Jenga, realice una acción incorrectamente y todo el flujo de trabajo no podrá producir el resultado deseado..

Piense en cada acción como una macro, al igual que las rutinas paso a paso que puede haber usado para realizar la misma tarea en múltiples ocasiones en Photoshop o Microsoft Word..

Los flujos de trabajo de Automator son más inteligentes que las macros normales, ya que no están restringidos a ejecutarse dentro de aplicaciones particulares. Aunque crearemos uno que procese la salida del sistema de impresión de OS X, convirtiéndolo en un PDF y luego realizando tareas adicionales en el archivo resultante, también puede crear flujos de trabajo que actúen como una aplicación independiente o que vigilen un determinado dispositivo. Carpeta y realizar acciones en cualquier archivo que se coloque en ella.

Los flujos de trabajo también pueden procesar imágenes importadas desde una cámara usando la utilidad de captura de imagen, realizar una tarea cuando le da una instrucción particular al sistema de dictado de OS X o ejecutarse cuando se dispara la alarma de un evento del calendario.

Apple ya ha hecho un montón de trabajo duro por ti al proporcionar una biblioteca de acciones útiles. Cada uno llama a los servicios de una aplicación, como Finder, Calendario o Correo, para darle acceso directo a sus funciones principales, como cambiar el nombre de un archivo, configurar un evento o enviar un nuevo mensaje..

Cada acción en su flujo de trabajo toma alguna información, que puede ser una dirección web, un nombre o, en nuestro caso, un PDF de un recibo que hemos recibido por correo electrónico o que hemos presentado en una página web, realiza algunas acciones en él. y luego le da el resultado o lo pasa a la siguiente acción de la cadena para seguir trabajando.

Depende de usted elegir las acciones que lo ayudarán a realizar su tarea general y agregarlas a un flujo de trabajo en el orden apropiado.

Puede tener tantas acciones como desee, pero cada una debe comprender la salida de la anterior. Por ejemplo, no podría obtener un evento de su calendario en una acción y realizar la corrección de color en la siguiente, ya que no habría colores con los que trabajar.

Nuestro flujo de trabajo

En los seis pasos que siguen, vamos a crear un flujo de trabajo de Complemento de impresión al que se accede cuando selecciona Archivo> Imprimir o presiona Comando + P.

Usará el mensaje seleccionado en Correo o la página web que se muestra en el navegador como su entrada, pero, en lugar de enviarlo directamente a la impresora, primero lo convertirá en un PDF, asígnele un nombre único para que no lo haga. t sobrescriba cualquier otro documento almacenado y póngalo en iCloud Drive para su custodia.

Nuestro flujo de trabajo no necesita acciones de terceros, solo aquellas provistas con Yosemite y El Capitán. Estos sistemas son necesarios para acceder a iCloud Drive; Si está ejecutando una versión anterior de OS X, podría enmendar los pasos finales para guardar el archivo en una carpeta que se sincronice con un servicio como Dropbox o OneDrive, o en una unidad NAS (almacenamiento conectado a la red) en su hogar u oficina.

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1. Hacer un plug-in de impresión

En Automator, elija Archivo> Nuevo, seleccione Complemento de impresión, luego haga clic en Elegir. Este tipo de flujo de trabajo amplía el cuadro de diálogo Imprimir de OS X; Si usa Chrome como navegador web, presione Opción + Comando + P para usar ese diálogo en lugar del personalizado de Chrome..

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2. Utilice un nombre de archivo único

De forma predeterminada, cuando nuestro flujo de trabajo guarda un PDF en una carpeta, sobrescribirá cualquier archivo con el mismo nombre que ya se encuentre allí. Para evitar esto, seleccione Archivos y carpetas o Buscador en la primera columna, luego arrastre la acción Cambiar nombre de elementos del buscador de la segunda a la tercera..

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3. Agrega el tiempo

Haga clic en No agregar cuando se le pregunte si también desea agregar una acción Copiar elementos del buscador. En la acción Cambiar nombre de elementos del buscador, establezca Formato en Minuto de hora en segundo, Separador en Guión y A dónde ir antes del nombre. También active Use Leading Zeros.

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4. Agrega la fecha

Agregue otra acción Renombrar elementos del buscador debajo de la existente y nuevamente haga clic en No agregar. Esta vez, configure Formato en Año, Día y las otras opciones como lo hizo en el paso 3.

Sus recibos serán nombrados únicamente hasta el segundo.

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5. Crea una carpeta

En el Finder, presione Mayús + Comando + I para ir a iCloud Drive. Cree una carpeta llamada Web Receipts, luego vuelva a Automator, arrastre la acción Mover elementos del Finder a su flujo de trabajo y use el menú emergente para seleccionar la carpeta que acaba de crear..

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6. Guardar y probar

Guarde el flujo de trabajo, llamándolo Guardar en recibos de iCloud. En Mail, busque un recibo y presione Comando + P. Haga clic en PDF en la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo, luego el nombre de su flujo de trabajo.

Se guardará un PDF del recibo en la carpeta que creó en iCloud Drive..

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