Introducción

¡Salve la oficina sin papeles! Los primeros exponentes de las oficinas totalmente digitales no contaban con que las impresoras se volvieran tan buenas para ser oficinas de oficina. Los últimos modelos, como Epson, HP, Canon y Brother, pueden escanear, copiar y enviar faxes, imprimir a doble cara y súper rápido en tamaños A3 e incluso en color, además de que pueden ser utilizados por teléfonos y tabletas. Algunos incluso pueden ser controlados desde el otro lado del mundo..

Sin embargo, hay preguntas clave para recordar al elegir una impresora de oficina. ¿Es la velocidad una prioridad, o es más importante el bajo costo? ¿Necesito un color y una calidad exigente, o serán suficientes las impresiones en calidad de borrador? El personal tendrá que imprimir de forma remota?

Cualquier decisión que tome restringirá lo que se puede hacer en el futuro, por lo que vale la pena pensar en las necesidades de la oficina tanto en general como para equipos específicos. Por ejemplo, un equipo de diseñadores de revistas no tendrá uso para una impresora láser mono barata, mientras que una impresora de tinta de color A3 es una exageración para una oficina que solo imprime facturas y cartas..

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Láser o inyección de tinta?

La impresión láser puede sonar mucho más emocionante que la tecnología de inyección de tinta, pero necesita saber la diferencia entre estos dos competidores. A menudo se pueden cuadrar en una propaganda comercial, pero mientras que el láser se trata de volumen, la inyección de tinta se centra en la calidad. Esa es probablemente tu decisión tomada; Las grandes oficinas que necesitan imprimir un volumen muy alto en borrador, calidad mono, y lo más rápido posible, casi siempre deben elegir una impresora láser. Sin embargo, tenga en cuenta que las impresoras láser generalmente ocupan mucho espacio y que los cartuchos de tóner son muy caros..

Las impresoras de inyección de tinta más versátiles tienden a ser más lentas, más pequeñas y pueden imprimir en alta calidad, como fotos, carteles y gráficos. Con mucho, la mejor opción para las oficinas orientadas al diseño que necesitan producir en color, las impresoras de inyección de tinta también tienden a ser mejores en todos los aspectos.

Esas son las líneas de batalla tradicionales para las dos tecnologías, pero cada vez hay más cruce entre las dos tecnologías..

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El todo en uno

Aunque no está diseñada para ser la bestia de trabajo de una gran oficina corporativa, la impresora multifuncional es ideal para pequeñas empresas, equipos pequeños o para oficinas individuales o domésticas. Cualquier impresora que pueda imprimir, copiar y escanear tiende a denominarse 3 en 1. Agregue un fax y tendrá un 4 en 1, que puede o no ser útil, según la edad de la base de clientes de su empresa. Por lo general, agregar un fax conlleva un costo adicional, y está desapareciendo rápidamente de las impresoras de gama media..

Además de elegir entre una impresora de solo A4 y una capaz de imprimir en A3 (que están disminuyendo rápidamente en tamaño y precio), es vital saber qué otra cosa necesita imprimir el personal de la oficina. Algunas impresoras de inyección de tinta incluyen un alimentador de medios especial trasero que puede tomar papel grueso para fotos y tarjetas de tamaño A3, o una bandeja de medios que puede imprimir en un CD o DVD.

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Impresión inalámbrica

¿Necesita una impresora wifi? Si la impresión desde computadoras portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes es importante, sí lo hace. Si bien la mayoría de los principales fabricantes ofrecen aplicaciones especializadas para imprimir desde dispositivos inteligentes, es aconsejable elegir una impresora Wi-Fi que sea compatible con Apple AirPrint y Google Cloud Print, asegurando así que la mayoría de las personas puedan imprimir desde su teléfono o tableta..

Sin embargo, estas impresoras están diseñadas principalmente para la impresión sin problemas de fotos desde teléfonos, por lo que quizás se eviten mejor en grandes oficinas, aunque pueden ser justo lo que un equipo o una microempresa necesita. Lo mismo ocurre con las funciones basadas en la nube, que se están volviendo cada vez más populares. Algunas impresoras inalámbricas pueden iniciar sesión en cuentas en Evernote, Dropbox, OneDrive y Google Drive para imprimir documentos y fotos almacenados en la nube.

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Características a prueba de futuro

Muchas impresoras ahora tienen opciones de nube para la impresión remota. Además de poder ser controlado a través de un navegador web, digamos, una computadora portátil operada por un miembro del personal que trabaja fuera de la oficina, cada vez más las impresoras tienen asignada su propia dirección de correo electrónico. Eso puede ser realmente útil para los trabajadores remotos, como los equipos de ventas, que pueden enviar un contrato a una impresora por correo electrónico y recoger la copia impresa más tarde en la oficina..

Sin embargo, esto solo funciona bien si hay alguien que supervise y compagine la salida de la impresora en la oficina, donde está la impresora, y puede que no sea adecuada en grandes oficinas con impresoras compartidas. Algunas impresoras también permiten a los usuarios escanear y enviar fotos y documentos a la nube.

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Ahorro de papel y tinta

Bien, puede que no sea sin papel, pero usar menos hojas de papel y cartuchos de tinta es fácil. También ayuda a reducir las ocasiones tan frecuentes en que la impresora se queda sin papel o tinta, y todos en la oficina lo tratan como si estuviera roto..

Además del costo por página, una característica clave que debe buscar aquí es un modulador dúplex (en la imagen de arriba), que garantiza instantáneamente la impresión a doble cara, reduciendo así la necesidad de papel de cualquiera que imprima solo en formatos de borrador para ahorrar tinta como prueba. -Lectura, o archivo de back office. De esa manera, si alguien imprime accidentalmente Internet, solo tomará 68 mil millones de hojas..

Igual de importante es una bandeja de papel que maneja al menos 250 hojas, mientras que es posible encontrar impresoras con bandejas de papel adicionales que agregan otras 150 hojas aproximadamente. Dichas impresoras pueden ser útiles si el personal necesita imprimir en dos tamaños distintos o en papel de escritorio específico, como membretes..

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Impresoras de red

Si bien las impresoras inalámbricas pueden imprimir desde varias computadoras, y cualquier impresora se puede conectar a un servidor de impresión y compartir entre el personal desde allí, para las oficinas grandes, la mejor opción es una impresora que se pueda conectar a una red de área local (LAN).

Las impresoras de red denominadas o impresoras Ethernet, estos caballos de trabajo de grandes oficinas, ya sean de inyección de tinta o láser, pueden ser inalámbricas y, por lo general, cuentan con altas velocidades de transferencia de datos. Con su propia dirección estática en una red asignada, esas impresoras pueden ser utilizadas teóricamente por cualquier persona en la oficina en la misma red.

Sin embargo, se debe tener cuidado al configurar el acceso a las impresoras en máquinas individuales; considere la posibilidad de limitar el acceso de los empleados a una inyección de tinta capaz de emitir copias A3 en color con calidad de archivo que pocos en la oficina realmente necesitarán para trabajar..

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